Baqio vous permet de gérer votre société, de l’entrée de stock (déclaration de récolte ou achat de produits), à l’export comptable des données de vente et d’encaissement.

Vous pouvez paramétrer le format du fichier qui sera exporté et adapter le contenu et les comptes comptables afin de permettre l’envoi de données cohérentes et structurées au logiciel de comptabilité avec lequel vous travaillez.

L’export comptable de Baqio est actuellement utilisé dans de nombreux logiciels de comptabilité : EBP, Cegid, Isacompta, Quadratus, Sage, ...

1. Format des données

La configuration du format du fichier se fait dans le menu Paramètres > Exports comptables.



Voici les différents éléments :
début d’exercice comptable et fréquence des exports : ces paramètres ne sont pas directement liés au format du fichier mais à la fréquence de génération des fichiers. Vous pouvez ainsi choisir de générer des fichiers de façon mensuelle ou trimestrielle.
entête (si la première ligne doit contenir le nom des colonnes)
encodage du fichier (UTF-8 par défaut ; si vous souhaitez retraiter des données dans un fichier Excel, choisir US-ASCII)
format des dates
format des nombres
séparateur de colonnes
séparateur de lignes

Dans la très grande majorité des cas, les 4 derniers paramètres sont laissées dans les configurations par défaut.

2. Colonnes du fichier

Vous pouvez paramétrer les colonnes du fichier via le bouton “Personnaliser les colonnes” en haut à droite de l’écran.


Les colonnes par défaut sont les suivantes dans cet ordre : Journal, Date, Référence, Compte, Intitulé, Client, Débit, Crédit, Code TVA, Lettrage, Quantité.

L’ordre de ces colonnes est personnalisable en faisant du glisser-déposer à l’aide des 3 petits traits présents en début de chaque ligne.


Il est bien sûr possible de supprimer certaines des colonnes par défaut si elles ne vous sont pas utiles (en cliquant sur l'icône poubelle) et d’en ajouter d’autres si nécessaire (en cliquant sur le bouton “Ajouter une colonne” en haut à droite de la page).

La fenêtre ci-contre s’ouvrira. Vous pourrez ainsi ajouter la colonne souhaitée.



Certains logiciels imposent des colonnes avec un texte fixe (ex : une colonne avec systématiquement “EUR” pour la monnaie). Vous pouvez dans ce cas, ne rien renseigner dans “Type de colonne” mais indiquer un nom dans “Colonne personnalisée” et “EUR” dans “Valeur fixe”.

3. Configuration du plan comptable

Pour configurer les codes des journaux du plan comptable, suivez cette documentation.

4. Exportation des données

Une fois tous les paramétrages effectués, et les premières ventes et règlements effectués, vous pourrez exporter vos données. Pour ce faire, cliquez sur la page Rapports > Exports comptables.



Vous arriverez sur cet écran :



Vous pouvez cliquer sur Prévisualiser les écritures pour voir la cohérence des données et éventuellement détecter une case vide qui pourrait symboliser un compte produit mal renseigné.

Une fois que tout est bon, téléchargez le fichier via le bouton “Exporter les écritures”. Choisissez si vous exportez “Toutes les écritures" ou "Uniquement les dernières" (sous-entendu : depuis votre dernier export comptable).

Vous pouvez également paramétrer les coordonnées de votre comptables pour envoyer le fichier en un clic directement par email. Pour cela, cliquez sur le bouton "Expert comptable" et renseignez les informations.



Vous souhaitez exporter les écritures comptables pour une période personnalisée ? Cliquez sur le bouton "Période personnalisée", indiquez les dates voulues et choisissez "toutes les écritures" ou "uniquement les nouvelles".


Cela générera un export comptable que vous receverez par mail et que vous retrouverez dans l'encart droit de votre tableau de bord.

Vous avez reçu un email vous indiquant des comptes comptables manquants ? Cela signifie que des codes comptables ne sont pas paramétrés. Retrouvez la documentation liée à ce message d'erreur.
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