Baqio vous offre la possibilité d’envoyer des emails directement depuis son logiciel de gestion commerciale.
Découvrez comment cela fonctionne :
Comment envoyer des emails depuis Baqio ?
Comment personnaliser les modèles d'emails envoyés depuis Baqio ?
Quelle sera l'adresse émettrice ?
Comment ajouter/automatiser l'adresse destinatrice d’un email ?
Comment paramétrer de l'adresse destinataire des réponses de vos clients ?
Comment suivre l'envoi des emails ?

1. Envoyer des emails

Vous pouvez envoyer différents types de mails depuis Baqio :

Directement depuis une commande
les devis, proforma, factures, tickets de caisse
les liens de paiement (si compte Stripe)
les bons de préparation
les bons de livraison
les avis de livraison
les demandes de livraison au transporteur

Directement depuis une expédition : les demandes de livraison au transporteur

Directement depuis la fiche d’un client
un email libre
l’invitation à se créer un compte e-commerce (si module e-commerce)
l’invitation à remplir un mandat de prélèvement (si compte GoCardless)

Directement depuis le tableau de bord ou le menu relances : les relances

Directement depuis les rapports : les écritures comptables

Directement depuis le menu représentants : les relevés de vos agents commerciaux

Directement depuis le menu fournisseurs : les bons de commande (si module négoce)

A savoir : votre destinataire utilise une technologie anti-spam ? (Lorsqu'on envoie un mail pour la première fois, il faut parfois cliquer sur une page pour indiquer qu'on n'est pas un robot). Dans ce cas, vous recevrez le mail de vérification sur l'adresse de votre compte / utilisateur (si "reply-to" activé).


2. Modèles d’emails

Baqio pré-rédige les emails. Vous trouverez tous les modèles dans le menu Paramètres > Notifications.
Si vous souhaitez les modifier, vous pouvez vous référer à cette documentation.
Vous pouvez également passer par le menu Commandes > Relances > Paramétrer les relances pour modifier les modèles de relance.

Enfin, vous pouvez envoyer un mail libre/vierge ou compléter le texte de votre mail au moment de l'envoi.


3. Adresse émettrice des emails

Lorsque vous envoyez un mail directement depuis Baqio, nous passons par nos serveurs. Cela veut dire que nous ne sommes pas connectés à votre adresse de messagerie.
Quand votre client reçoit un email envoyé depuis votre compte Baqio, il voit :
le nom de votre compte affiché comme expéditeur

et s'il clique sur le nom, l'adresse émettrice sera votrenom@mail1.baqio.com


Exemple :
si l'adresse de votre compte est baqio@gmail.com, l'alias sera baqio@mail1.baqio.com
si l'adresse de votre compte est commandes@baqio.com, l'alias sera commandes-baqio@mail1.baqio.com
si l'adresse utilisateur est manon@baqio.com, l'alias sera manon-baqio@mail1.baqio.com

Si votre client se fournit chez plusieurs utilisateurs Baqio, les conversations seront bien dissociées.

4. Adresse destinatrice d’un email

Email destinataire
Si l’email est indiqué sur la fiche du client / représentant / fournisseur, vous verrez alors l’icône vous permettant d’envoyer un email.


Email en copie
Il est possible de mettre en copie (cc) d’autre(s) adresse(s) email.
- Soit en indiquant l’adresse directement au niveau du champ copie.

Cliquez sur le champ “Aucune sélection”
Placez votre curseur sur “Ajouter une adresse email” et indiquez l’email
Cliquez sur le bouton + pour l’ajouter.



- Soit en automatisant les contacts / représentants à mettre en copie à chaque fois qu’ils sont concernés.
Indiquez sur la fiche du contact / représentant s’il doit être destinataire des mails envoyés depuis Baqio pour les devis, factures pro-forma, factures et relances.
Si la case est cochée au niveau du contact / représentant lié au client de la commande, son email sera alors automatiquement ajouté dans la liste des emails à mettre en copie.


Supprimer un email en copie
Si vous souhaitez enlever un destinataire, cliquez sur la tick.

Si elle n'apparaît plus, le mail ne sera pas envoyé à cette adresse.


5. Paramétrage adresse destinataire des réponses

Si le destinataire répond à l’email qu'il a reçu, la réponse sera envoyée :
Sur l’adresse email indiquée dans le menu Paramètres > Mon compte (par défaut).
Ou sur l’adresse email de connexion (pour les comptes avec multi utilisateurs). Pour cela, allez dans le menu Paramètres > Notifications et activez le champ « configurer le reply-to sur l'adresse email de l'utilisateur connecté ».

Si votre client ne clique pas sur le bouton "répondre", mais qu'il initie directement une réponse en copiant l'adresse email "votrenom@mail1.baqio.com", le mail arrivera bien aussi dans votre boite mail.

6. Suivi des emails

Lorsque vous envoyez un email depuis Baqio, vous pouvez suivre s'il a été envoyé, réceptionné et lu.
Dans l'historique, il sera indiqué "**Facture envoyée à Client par email par Tel utilisateur**" en bleu.


Cette phrase est suivie de ticks, dont voici la légende :
Une tick grise : le mail est en attente.
Deux ticks grises : le mail a été reçu.
Deux ticks bleues : le mail a été lu.

Si vous cliquez sur la phrase en bleu, vous verrez le détail du mail. Au niveau de la partie "Evénements" , vous trouverez :
Statut : l'email a-t-il été envoyé, reçu, lu ?
Date : à quelle date et à quelle heure le destinataire (indiqué dans la colonne suivante "Email") a-t-il reçu / ouvert / lu l'email ?
Localisation : d'où a été ouvert/reçu l'email. Attention : peut ne pas être précis en fonction des confidentialités des navigateurs / boites mail de vos interlocuteurs.
Appareil : depuis quel support a été ouvert/lu le mail. Attention : peut ne pas être précis en fonction des confidentialités des navigateurs / boites mail de vos interlocuteurs.
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