Vous pouvez gérer vos assurances clients via Baqio (Assurance Coface, Nom dénommé, Lettre de garant, etc.).

1. Activer les assurances / risques

Allez dans le menu Paramètres > Assurance / Risque. Ajoutez un type d’assurance. Nommez-le.



Choisissez ensuite :
d’indiquer un montant d’encours autorisé : si la case est cochée, un bandeau apparaîtra en haut des commandes du client une fois le montant d’encours autorisé dépassé. Cela n’est cependant pas bloquant et permet toujours la prise de commande.



d’afficher une alerte de la prise de commande : si la case est cochée, un bandeau apparaîtra en haut des commandes du client pour indiquer qu’il bénéficie de ce type d’assurance/risque.



de générer un rapport : si la case est cochée, vous pourrez générer le rapport. Le cas échéant, vous ne pourrez pas sélectionner cette assurance/risque dans le menu déroulant du rapport.

2. Ajouter l’assurance / risque sur la fiche client

Sur la fiche client, allez sur l’onglet “Assurance / Risque“ et ajoutez-en une.



Indiquez à minima la date de début effective et le type d’assurance / risque.
Vous pouvez aussi indiquer :
une date de fin
une date de fin de période de grâce (période après la fin du contrat pendant laquelle le client est encore couvert)
le numéro de contrat
le montant de l’encours autorisé
un commentaire



Cela apparaîtra sur la fiche client comme suit :
*si l’assurance / risque est active :


*si l’assurance / risque est terminée :


Votre client a déjà des factures non payées, sont-elles concernées ?
Non, le calcul de l'encours client concerne uniquement les factures de la période de garantie.

Le montant de l’encours autorisé change ?
Mettez fin au premier encours (en indiquant une date de fin) et créez un nouvel encours avec le nouveau montant. De cette façon, les rapports générés à une date donnée seront justes quel que soit le mois.

Si le montant de l’encours autorisé diminue, que se passe-t-il pour les encours avant/après la période ?
Si le client :
est couvert à 10 000€ du 01/01 au 28/02, puis passe à 5 000€ au 01/03,
qu’il n’a utilisé que 8 000€ au 28/02,
il sera couvert sur ses 8000 € d'encours saisis pendant la période 1, mais se sera pas couvert sur toute nouvelle commande tant que son encours client ne redescendra pas en dessous de 5 000 €. Dans ce cas, l'encours client est calculé sur toutes les factures saisies, y compris celles prises sur la période précédente.

Vous avez le module multi-sociétés avec synchronisation des clients ?
La règle sera appliquée à toutes les sociétés, ainsi si un client possède des commandes sur vos 2 sociétés, votre encours sera bien calculé en prenant en compte les commandes de toutes les sociétés.

3. Générer un rapport

Dans le menu Rapports > Comptabilité > Déclarations d’assurance / risques, retrouvez toutes les factures et montants à déclarer (incluant la période de grâce), par pays.

Vous pouvez filtrer par type d’assurance et exporter le fichier en pdf.

A noter : Si vous n’avez pas coché la 3ème case “Générer un rapport pour les commandes des clients ayant ce type d'assurance / risque”, vous ne pouvez pas filtrer sur l’assurance/risque en question.



Vous n’arrivez pas à accéder à l’entièreté de la liste d’assurances / risques ? Le menu est bien accessible, mais s’arrête à hauteur de la dernière ligne. S’il n’y a pas beaucoup de lignes dans votre rapport, placez votre souris au niveau du menu de droite et descendez le curseur.
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