FORMATION - GESTION ET PARAMÉTRAGE DES CLIENTS

Sommaire :
Comment accéder au menu Clients ?
Quelles informations vais-je retrouver dans ma base clients ?
Quelles informations vais-je retrouver sur la fiche d’un client ?
Vous préférez apprendre grâce à un tuto vidéo ?

I. Comment accéder au menu Clients ?

Dans le menu de gauche : cliquez sur Clients.



Par défaut, vous arrivez dans le sous-menu Clients, qui correspond à votre base clients.
Vous pouvez aussi accéder aux sous-menus Rappels et Mailings Papier.



II. Quelles informations vais-je retrouver dans ma base clients ?



Liste de tous les clients
Classés par onglet : Tous / Clients / Prospects.
Clients : au moins 1 commande facturée.
Prospects : 0 facture facturée.

En cliquant sur le nom d’un client (en bleu), vous arriverez directement sur sa fiche. (Voir partie sur la Fiche Client plus bas).

Colonnes informatives
Nom, prénom du client ou nom de la société
Localisation
Dernière commande facturée (numéro et date). En cliquant sur le numéro de commande, vous pouvez y accéder directement.
Nombre de commandes facturées
Total facturé

Vous souhaitez trier vos clients par le nom plutôt que par le prénom ? Contactez-nous sur le support.

Moteur de recherche
Champs : nom, catégories de clients, grilles tarifaires, numéros de facture ou de commande, nombre de commandes effectuées, tags, etc.

Pour quoi faire ?
Retrouver la fiche d’un client
ou faire une recherche groupée. Exemple : rechercher tous les clients ayant une adresse e-mail renseignée (utile pour vos campagnes d’e-mailing).

Bouton Actions
Il s’utilise pour créer un mailing papier. Sélectionnez au préalable les clients que vous souhaitez grâce à l’outil de recherche. Cliquez ensuite sur le bouton Nouveau mailing papier et nommez votre campagne.
Une fois cette campagne créée, vous pouvez ajouter le titre et le texte de votre campagne ainsi qu’une image de fond si vous le souhaitez. Vous n’aurez plus qu’à imprimer.

Si vous avez des étiquettes, vous pouvez choisir parmi les différents formats d'étiquettes déjà paramétrés et les imprimer. Si votre format d'étiquette n'est pas dans la liste, veuillez nous contacter pour que nous puissions l'ajouter.

Bouton Exporter
Exportez toute votre base clients ou seulement certains clients (grâce à l’outil recherche).
Comme mentionné plus haut, l’export peut aussi être utile si vous souhaitez envoyer un e-mailing. Nous vous invitons à lire cet article.

Bouton Ajouter un client
Pour créer un nouveau client, voir l’ article spécifique sur comment ajouter un client.

III. Quelles informations vais-je retrouver sur la fiche d’un client ?

Lorsque vous cliquez sur le nom d’un client (en bleu), vous arrivez sur sa fiche.



Sur la droite de votre écran, vous trouverez toutes les informations que vous avez remplies lors de la création de votre client.



Au milieu de votre écran, vous retrouvez l’ensemble des interactions que vous avez eues avec ce client :
Date de création de la fiche client
Commandes
Facturations
Expéditions
Paiements
Notes
Rappels
Etc.



En haut de votre écran, vous avez plusieurs informations se présentant sous forme d’onglets :



Interactions
Ajouter une note : un commentaire, un appel ou un rendez-vous au choix. Ex : “Rencontré à Vinexpo. RDV pris pour la fin de l’année”. Voir l’ article sur les Notes et Rappels clients.
Ajouter un rappel. Ex : “Envoyer la nouvelle grille tarifaire le 20.12.2020”. Voir l’ article sur les Notes et Rappels clients.
Envoyer un email. Ex : pour envoyer ladite nouvelle grille tarifaire.
Créer une commande : renvoie directement sur la page de création d’une nouvelle commande.

Contacts
Vous pouvez ajouter un contact plus précis. Vous avez la possibilité de définir si ce contact doit être destinataire des mails envoyés depuis Baqio pour les devis, factures pro-forma, factures et relances. Par exemple : vous pouvez indiquer qu'un contact en charge de la facturation sera destinataire des factures et relances.

Commandes
Historique de toutes les commandes passées par ce client.
Vous pouvez accéder à une commande en cliquant directement sur le numéro. Vous pouvez également ajouter une nouvelle commande via cet onglet.

Tarifs négociés
Si vous négociez un tarif spécifique avec ce client, ajoutez-le ici. Il s'appliquera dès que vous créez une commande pour ce client.

Réservations
Liste de tous les produits réservés pour ce client ou ajout d’une nouvelle réservation. Voir l’ article sur la réservation d’un produit.

Top produits
Liste des produits les plus livrés à ce client.

Si une commande est facturée pour une personne et expédiée vers une autre personne, les statistiques seront liées à la personne qui a reçu les produits et non celle qui les a achetées.

Statistiques
Données concernant ce client (nombre de commandes, chiffre d'affaires, nombre de produits vendus, etc.). Possibilité de trier par période et par contenant.

Vous souhaitez modifier une information sur votre client ?
Cliquez sur l’ icône crayon à droite de chaque encadré.
ou cliquez sur le bouton Modifier en haut à droite de votre écran.



Vous souhaitez afficher une note sur les prochaines commandes ?
Sur la fiche d'un client > cliquez sur "Modifier". Complétez le champ "note" et cochez la case "Afficher la note pour les prochaines commandes". La note s'affichera sur un bandeau en haut des commandes de ce client.

Vous souhaitez fusionner deux clients ?
Voir l’article pour vous aider à fusionner deux clients.

Vous souhaitez supprimer un client ?
Voir l’ article sur la suppression d’un client.

Vous souhaitez bloquer un client ?
Vous avez la possibilité de bloquer les commandes pour un client. Cliquez sur le bouton Modifier, puis cochez la case Ne pas permettre la prise de commande. Enregistrez.

Lorsque vous créerez une nouvelle commande, au moment de choisir le client, celui-ci n'apparaîtra pas.

IV. Vous préférez apprendre grâce à un tuto vidéo ?
Vous pouvez visionner la vidéo ci-dessous. Elle porte toujours les couleurs de Vinosoft, mais les fonctionnalités restent les mêmes.

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