Vous souhaitez importer un fichier clients dans Baqio ? Suivez la procédure indiquée dans cette documentation et renvoyez-nous le fichier au bon format. Nous l’importerons dans votre base clients Baqio.

Voici les étapes à suivre :

Téléchargez le fichier vierge que nous vous avons envoyé.

Remplissez-le ou choisissez de travailler directement votre propre fichier en :
renommant vos en-têtes à l’aide des colonnes sus-mentionnées.
vous assurant d’avoir bien rempli les trois colonnes obligatoires.
vous aidant des deux documentations à la fin du document pour séparer les noms, prénoms et adresses dans les bonnes colonnes.

Renvoyez-nous le fichier au format .xlsx (Excel), avec les bonnes en-têtes et les bons formats de données.


Préparation du fichier pour importer vos clients dans Baqio

Afin que l’import soit possible, voici les colonnes que vous pouvez utiliser.

A noter : L’ordre n’a pas d’importance, toutes les colonnes n’ont pas besoin d’être renseignées, mais vous devez impérativement utiliser ces noms d'en-têtes si vous voulez que les informations soient ajoutées dans Baqio.

reference (obligatoire) : identifiant client. Si vous n'avez pas d'identifiant déjà attitré (dans votre ancien logiciel par exemple), commencez une nouvelle numérotation comme "IMP01-1". Si votre client a déjà un identifiant, veillez à reprendre le même pour que nous puissions faire la correspondance avec d'anciennes commandes par exemple.
code : code comptable client
company_name (obligatoire si last_name vide) : nom de la société
first_name : Prénom
last_name (obligatoire si company_name vide) : Nom de famille
address1 : Adresse 1
address2 : Adresse 2
address3 : Adresse 3
city : Ville
zip : Code Postal
province : Région
country_code (obligatoire) : Code ISO du pays sur 2 caractères. Retrouvez la liste des codes ISO.
phone : Téléphone
mobile : Portable
fax : Fax
email : Email
website : URL du site internet
tag : Tags (chaque tag est séparé par des ";" sans espace. Exemple : tag1;tag2;tag3)
zone : Zones (chaque zone est séparée par des ";" sans espace. Exemple : ZoneA;ZoneB;ZoneC)
comment : Note attachée au client
customer_category : Catégorie client
price_grid : Grille tarifaire
comment2 : Ajout d'une note au client
payment_method : méthode de paiement (parmi : cash, check, credit_card, transfer, bill, compensation) - (note : bill = traite)
payment_period : délais de paiement (parmi : at_once, on_receipt, 15_days, 15_days_end, 30_days, 30_days_end, 45_days, 45_days_end, 60_days, 90_days, 120_days)
vat_number : numéro de TVA
excise_number : numéro d'accise
company_number : numéro de société (SIRET / SIREN)
bank_domiciliation
bank_iban
bank_bic
use_billing_address : indiquer 0 pour spécifier une adresse de livraison différente de l’adresse de facturation. Sinon l’adresse de livraison sera celle de facturation.
shipping_company_name
shipping_first_name
shipping_last_name
shipping_address1
shipping_address2
shipping_address3
shipping_city
shipping_zip
shipping_country_code : retrouvez la liste des codes ISO.
shipping_phone : Téléphone
shipping_mobile : Portable
delivery_schedules : Horaires de livraison
closing_days : Jours de fermeture
shipping_note : Informations supplémentaires
sales_agent : trouve le représentant par son nom ou le créé

Vous souhaitez ajouter des contacts à vos clients ?

Remplissez l’onglet “contact” du fichier et suivez la même procédure en utilisant les colonnes suivantes :

reference (obligatoire) : référence du client. Il s'agit du même identifiant utilisé dans l'onglet principal.
kind : Fonction du contact
first_name : Prénom du contact
last_name : Nom du contact
email : Email
phone : Téléphone
mobile : Portable
address1 : Adresse
address2 : Complément d'adresse
zip : Code postal
city : Ville
country_code : code pays sur 2 lettres (FR, GB, DE, ...). Retrouvez la liste des codes ISO.
quote : Reçoit les devis - indiquez "true" pour qu'il les reçoive, "false" le cas échéant.
proforma : Reçoit les factures proforma - indiquez "true" pour qu'il les reçoive, "false" le cas échéant.
invoice : Reçoit les factures - indiquez "true" pour qu'il les reçoive, "false" le cas échéant.
order_recovery : Reçoit les relances - indiquez "true" pour qu'il les reçoive, "false" le cas échéant.
note : Commentaire sur le contact


Aide au formatage du fichier

1. Les prénoms et noms de vos contacts se trouvent-ils dans une seule et même colonne ?

Voici les étapes pour les dissocier en deux colonnes “first_name” et “last_name”.

A droite de la colonne qui indique le nom/prénom, insérez 2 colonnes vides.

Dans l'exemple, la colonne “Nom/prénom” est A, les 2 colonnes vides sont B et C. Vous pouvez d’ores et déjà renommer la colonne B “first_name” et la colonne C “last_name”.



Insérez dans la première colonne vide (B dans notre exemple) cette formule :
=GAUCHE(A2;TROUVE(" ";A2))



Insérez dans la deuxième colonne vide (C dans notre exemple) cette formule :
=DROITE(A2;NBCAR(A2)-TROUVE(" ";A2))



Le nom et le prénom seront alors bien dissociés comme ici :



Sélectionnez les deux cases contenant vos formules et tirez vers le bas afin que les formules s’appliquent sur toutes les lignes.



Sélectionnez les deux colonnes (B et C dans notre exemple).
Copiez les données (à l’aide du clic droit > copier ou de ctrl+alt+C).



Collez-les au même endroit à l'aide d'un clic droit > puis "Effectuer un collage spécial" > "Coller uniquement les valeurs" pour que les formules disparaissent au profit des valeurs.



Attention : cela ne fonctionnera pas dans certains cas :
"De Gaulle Charles" donnera "De" + "Gaulle Charles"
"Lucie et Raymond Aubrac" donnera "Lucie" + "et Raymond Aubrac”


Vérifiez vos colonnes et modifiez manuellement au besoin.

2. Les adresses se trouvent-elles dans une seule et même colonne ?

Voici les étapes pour dissocier l’adresse en plusieurs colonnes “address1”, “city”, “zip”, “province” et “country_code”.

A droite de la colonne qui indique l’adresse complète, insérez 4 colonnes vides.

Dans l'exemple, la colonne de l’adresse complète est en A et les 4 colonnes vides sont B, C, D et E.



Renommez l’entête de la colonne B “Longueur CP”.
Ajoutez “5” sur toutes les lignes de cette colonne.



Renommez l’entête de la colonne C “zip”.
Insérez la formule =REGEXEXTRACT(A2;"[0-9]{"&B2&"}") dans la première case (C2 dans notre exemple) et appliquez-la sur toutes les lignes de cette colonne.

Conseil : Pour que la formule soit appliquée à toutes les lignes, cliquez sur le bout en bas à droite de la cellule et tirez jusqu’en bas.



Renommez l’entête de la colonne D “address1”.
Insérez dans toutes les lignes de cette colonne cette formule :
=SI(TROUVE(C2;A2)>1;GAUCHE(A2; TROUVE(C2;A2)-1);"")




Renommez l’entête de la colonne E “city”.
Insérez dans toutes les lignes de cette colonne (E dans notre exemple) cette formule :
=DROITE(A2; NBCAR(A2)-TROUVE(C2;A2)-B2)



Triez ensuite la colonne des codes postaux (“zip” - colonne C dans notre exemple) par ordre décroissant pour bien voir les cases en #N/A.




Sur ces lignes qui n'ont pas pu être séparées automatiquement, essayez de visualiser celles qui ont des codes postaux en 4 ou 3 chiffres.
Sur ces lignes, modifiez la valeur de la colonne “Longueur CP” (B dans notre exemple) par le bon chiffre pour générer de nouvelles adresses.



Sur les lignes restantes qui n'ont pas été générées automatiquement (toujours en #N/A), vérifiez et modifiez manuellement.

Sélectionnez ces colonnes (B, C, D et E dans notre exemple).



Copiez les données (à l’aide du clic droit > copier ou de ctrl+alt+C).
Collez-les au même endroit à l'aide d'un clic droit > puis "Effectuer un collage spécial" > "Coller uniquement les valeurs" pour que les formules disparaissent au profit des valeurs.



Ajoutez la colonne “country_code” (F dans notre exemple). et indiquez le code ISO.
Pour toutes les adresses en France, mettez “FR”.
Pour les adresses de pays étrangers, retrouvez le bon code ISO ici.



Vérifiez vos colonnes et modifiez manuellement au besoin
(Ex : enlever “Suisse” de la colonne “city”, enlever les virgules qui sont restées, etc.)



Vous pouvez supprimer la colonne “Longueur CP” (colonne B de notre exemple).
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