Présentation

Sur Baqio, vous avez la possibilité d'ajouter des modèles de facture. Ces modèles permettent d'indiquer les informations qui seront présentes sur la facture et leur mise en forme.

Ensuite, vous pouvez appliquer ces modèles de facture au niveau :
du compte
d'une grille tarifaire
d'une catégorie de client
d'un client

Ainsi, quand vous créez une facture sur Baqio, l'application regarde si un modèle de facture est défini au niveau de la fiche client, le cas échéant au niveau de la catégorie de client, puis au niveau de la grille tarifaire et enfin au niveau du compte (dans les options de facture). C'est ce dernier qui s'applique par défaut si aucun modèle n'est indiqué aux niveaux précédents.

Nous vous présentons :
Comment créer un modèle de facture.
Comment séléctionner et associer un modèle de facture.

Création d'un modèle de facture

Pour créer un nouveau modèle de facture, allez dans Paramètres > Modèles de facture. Ensuite, vous pouvez créer un nouveau modèle en cliquant sur "Ajouter un modèle" et en indiquant le nom de votre modèle. Vous pouvez également dupliquer un modèle existant pour ne pas repartir de zéro.

Ajout d'un modèle de facture

Une fois le modèle créé ou dupliqué, vous arrivez sur l'écran de configuration du modèle.

EXEMPLE D'UNE FACTURE QUI REPREND TOUTES LES INFORMATIONS POSSIBLES D'AFFICHER :



Informations générales
Vous pouvez définir l'orientation de facture : portrait ou paysage, la langue utilisée : français ou anglais et si les prix sont affichés hors taxes ou TTC.

Il est également possible d'indiquer un fichier pdf qui sera annexé à la facture. Cela peut être par exemple des conditions générales de vente, votre catalogue tarifaire, etc.

Entête
Il est possible de définir le logo affiché en entête de facture.

Si vous avez coché "Afficher les informations légales de la société" au niveau de l’entête, le logo apparaîtra en haut à droite et les informations légales en haut à gauche, comme dans cet exemple :

Sinon, le logo sera centré sur le haut de la page, comme ici :

Vous pouvez aussi choisir de créer et importer votre propre entête, afin de personnaliser plus encore vos factures à votre image, comme dans cet exemple :


Dans ce cas, voici la procédure :
Décochez "Afficher les informations légales de la société" au niveau de l’entête.
Créez sur un outil de bureautique, tels Paint, PowerPoint ou Photoshop, l’entête que vous souhaitez.
Créez un document de : 19cm par 3cm en 72dpi (soit 539px par 85px)
Ajoutez votre logo, écrivez les informations que vous souhaitez voir apparaître et positionnez-les où vous souhaitez qu’elles apparaissent dans l’entête. La police utilisée sur le reste de la facture est Helvetica (Arial est similaire).
Exportez votre fichier sous un format accepté (png, jpeg).
Importez votre entête dans Baqio comme si vous importiez votre logo.

Liste des colonnes
Par défaut, les colonnes obligatoires sont créées. Vous avez la possibilité de modifier l'ordre de ces colonnes mais également d'en ajouter d'autres.

Par exemple, vous pouvez choisir d'ajouter le degré d'alcool des produits, son GTIN ou des informations spécifiques à un pays comme le TTB ID (numéro COLA pour les états unis) ou le CSPC pour le Canada.

Il est également possible de personnaliser le nom de la colonne ainsi que la taille de la police utilisée.

Ajout d'une colonne

Choix des colonnes

Modifier la position des colonnes :
Cliquez sur les 3 petits traits horizontaux et, sans lâcher votre souris, faites glisser les colonnes en fonction de l’ordre souhaité.



Informations complémentaires
Ici vous pouvez choisir d'afficher ou cacher certaines informations comme :
les conditions de règlement si la facture est acquittée
la grille tarifaire utilisée
la liste des règlements
la liste des livraisons

Pied de page
Au niveau du pied de page, vous pouvez ajouter des informations qui seront affichées en bas de la facture.

Si vous cochez “Afficher les informations légales de la société” au niveau du pied de page, elles apparaîtront comme suit (bloc 1).
Si vous ajoutez des “Informations complémentaires affichées sur la facture”, elles seront ajoutées ici (bloc 2).
Si vous ajoutez des “Informations légales en bas de facture”, elles seront ajoutées ici (bloc 3).



Avoir un aperçu du modèle de facture :
Lorsque vous créez une commande, il vous suffit de valider la commande puis de cliquer sur le bouton "Facture FA-XXXX". Votre aperçu .pdf s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.

Sélection d'un modèle de facture

Au niveau du compte

Vous pouvez aller dans Paramètres > Options des factures et indiquer le modèle de facture qui s'applique :

Options des factures

Au niveau d'une grille tarifaire

Vous pouvez aller dans Paramètres > Grilles tarifaires et sélectionner une grille tarifaire pour indiquer le modèle de facture qui s'applique :

Grille tarifaire

Au niveau d'une catégorie de clients

Vous pouvez aller dans Paramètres > Catégories de clients et sélectionner une catégorie de client pour indiquer le modèle de facture qui s'applique :

Catégorie de clients

Au niveau d'un client

Au niveau du client, cliquez sur Modifier en haut à droite de la fiche client, puis tout en bas, vous pouvez choisir le modèle de facture souhaité :

Client
Cet article a-t-il répondu à vos questions ?
Annuler
Merci !