Vous avez opté pour le module multi-sociétés de notre logiciel de gestion commerciale ?

Voici comment procéder pour :
Créer les sociétés
Passer d’une société à l’autre
Synchroniser les sociétés

1. Créer les sociétés

Une fois le devis signé et le module multi-sociétés activé sur votre compte :
Allez dans le menu Paramètres > Mon compte de votre compte principal.
Cliquez sur “Ajouter une société”.

Choisissez le nom de votre nouveau compte et cliquez sur “Confirmer”. Vous aurez la possibilité de le changer ultérieurement.


Vous arriverez alors sur votre nouveau compte.
Remplissez les informations nécessaires, notamment dans le menu Paramètres > Mon compte.
Lorsque vous pensez avoir fini les paramétrages, prévenez-nous. Nous activerons la facturation sur votre nouvelle société.

2. Passer d’une société à l’autre

Lorsque vous êtes connecté sur un compte et que vous souhaitez passer sur un autre compte, cliquez sur le logo Baqio en haut à gauche.


Vous pourrez alors choisir la société sur laquelle aller :



3. Synchroniser les sociétés

Il est possible de synchroniser les bases clients entre vos comptes. Cela signifie que lorsque vous ferez des changements sur une fiche client depuis un compte, ils seront automatiquement faits sur le/les autre(s) compte(s).

A savoir : La synchronisation a nécessairement lieu entre la société principale et une ou plusieurs sociétés secondaires.

Ainsi si la société A est la société principale et que les sociétés B et C sont les sociétés secondaires, il est alors possible :
de synchroniser les bases clients entre la société A et la société B
de synchroniser les bases clients entre la société A et la société C
de synchroniser les bases clients entre la société A, la société B et la société C
En revanche, il n’est pas possible de synchroniser les bases clients des sociétés B et C uniquement.

Informations synchronisées par défaut

Si vous choisissez de synchroniser vos bases, par défaut, toutes les données relatives à un client le seront :
Informations du client (note, accepte de recevoir newsletters, représentant commercial, grille tarifaire, référence, entrepôt de départ lié au client, catégorie clients, code comptable, taux de reduction, parrain, taux de commission agent, ne pas permettre la prise de commande, afficher la note pour les prochaines commandes).
Informations de facturation (nom de la société, nom, prénom, civilité, email, adresse, complément adresse, ville, code postal, état / province, pays, adresse invalide, tél, portable, fax, site web, structure juridique, SIREN, TVA, exportateur franchise de TVA, numéro d'accise, GLN, numéro d’immatriculation FDA, numéro EORI)
Informations de livraison (livrer à l’adresse de facturation, nom de la société, nom, prénom, civilité, email, adresse, complément adresse, ville, code postal, état / province, pays, adresse invalide, tél, portable, info supplémentaires, horaires de livraison, jours de fermeture, numéro d'accise, numéro TVA, GLN, numéro d’immatriculation FDA, numéro EORI, commentaire de préparation, exportateur en franchise de TVA).
Informations bancaires de vos clients
Conditions de paiement
Codes comptables
Contacts
Tags
Zones

Pour la grille tarifaire ou la catégorie client, voici le fonctionnement : Si le client Clément Durand possède une grille tarifaire « Particulier » sur la société A et qu’il est synchronisé sur la société B, Baqio va chercher une grille tarifaire avec le même nom sur la société B. S'il en trouve une, il va attribuer cette grille au client. Dans le cas contraire, il va créer une grille tarifaire avec le même nom (Particulier) mais les paramètres de cette grille ne seront pas synchronisés.

A noter, les champs suivants sont synchronisés également :
Modèle de facture
Modèle de bon de préparation
Modèle de bon de livraison

Vous pouvez choisir d’exclure des données

Pour cela, allez dans le menu Paramètres > Mon compte de votre compte principal > au niveau du champ "Comptes liés". Cliquez sur "Modifier les paramètres".



Vous arriverez sur cet écran :



Indiquez/ décochez ce que vous ne souhaitez pas synchroniser.

Vous avez déjà une base client sur chacune des sociétés ?

Nous allons :
synchroniser les clients de la société A vers la société B
synchroniser les clients de la société B vers la société A.

Lors de la synchronisation, il n’y a pas de fusion possible. Si vous aviez créé un même client sur les deux sociétés, celui-ci sera présent en double sur les deux sociétés à l’issue de la synchronisation. Vous pouvez alors fusionner manuellement les deux clients sur une société. Ils seront automatiquement fusionnés sur l’autre.
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