Dans Baqio, vous pouvez retrouver l’historique détaillé des actions de chaque utilisateur, rédiger des notes internes et ajouter des rappels. Si vous mentionnez un utilisateur, il recevra une notification par email.

Sur cette page vous verrez :
les historiques détaillés
les notes et fichiers : comment les ajouter et comment assigner un utilisateur
les rappels

1. Historique détaillé

Chaque action d’un utilisateur entraîne la création d’une ligne sur l’historique au niveau du tableau de bord, de la commande, de l’expédition et sur la fiche du client concerné. Elle reprend l’action, l’utilisateur qui l’a effectuée, la date et l’heure.

Il est possible de cliquer sur la référence de l’action en bleu pour y accéder directement.



2. Notes et fichiers

Lorsque vous êtes sur une commande, une expédition, une livraison groupée ou un transfert (sous l’encart de l’expédition) ou sur une fiche client (au niveau de la page "Interactions", sur l’onglet “Ajouter une note”), vous pouvez laisser des notes et ajouter des fichiers.



Chaque activité que vous renseignez y est enregistrée dans l’ordre chronologique inverse (du plus récent au plus ancien).

Ces informations seront visibles par tous les utilisateurs (uniquement à usage interne). Si vous avez plusieurs identifiants Baqio, vous pourrez mentionner un autre utilisateur, qui recevra alors une notification par email.

Pour bénéficier des options : mentionner un utilisateur, ajouter un fichier ou choisir le type d’activité, cliquez sur les trois icônes.



Le module s’ouvre alors comme suit :



Mentionner un utilisateur

Cliquez sur “Assigner…” et choisissez l'utilisateur à notifier.
Quand vous mentionnez quelqu’un, la personne reçoit une notification par e-mail.
Ces notifications sont exclusivement internes et n'apparaîtront pas sur les documents des clients.

A noter : Cette fonctionnalité s'affiche uniquement si vous avez plusieurs utilisateurs reliés au compte.

Ajouter un fichier



Faites glisser un fichier depuis un dossier de votre ordinateur vers l’encart de la page web ou cliquez sur “sélectionnez-les depuis un ordinateur” pour choisir le fichier à ajouter. Enregistrez.

Choisir un type de note

Il est possible de catégoriser une note selon 3 types :
Commentaire : n’importe quelle information concernant le client que vous souhaitez enregistrer
Appel : noter un compte rendu d'appel téléphonique
Rendez-vous : noter un compte rendu de rendez-vous avec ce client.

Pour cela, cliquez sur “Commentaire” puis choisissez un autre type. Par défaut, le type de note sera le commentaire.

Vous pouvez également ajouter des émoticônes dans vos conversations. Lorsque vous rédigez une note, cliquez sur le bouton ☺ dans la zone de commentaire. Sélectionnez l’emoji souhaité.



Pour modifier une note, cliquez sur le crayon. Pour la supprimer, cliquez sur la corbeille.



3. Rappels

Vous pouvez créer des rappels au niveau des fiches clients. Dans l’encadré en haut de la page, sélectionnez l’onglet « Ajouter un rappel ».



A la différence de l’onglet note, cet onglet comporte une date d’échéance. Il est obligatoire de la renseigner, sans quoi le rappel ne pourra pas être enregistré.

Si vous avez plusieurs utilisateurs, vous pouvez aussi indiquer la personne en charge de la tâche. Il recevra alors le rappel par email.

Une fois enregistré, le rappel s’affiche dans l’historique client, sur votre tableau de bord et dans le menu Rappels. Vous recevrez également ce rappel sur votre adresse mail à la date d’échéance indiquée.



Une fois la tâche effectuée, vous pouvez l’indiquer comme telle. Cliquez sur la ligne de votre rappel, puis sur le bouton “Marquer comme réalisé”.

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