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Gestion des accès utilisateurs
Gestion des accès utilisateurs
Mis à jour il y a plus d’une semaine

Si vous avez opté pour des accès nominatifs à Baqio, invitez chaque utilisateur et choisissez ce à quoi il/elle aura accès.

L’adresse email renseignée lors de l'inscription est “Propriétaire”. Cela veut dire qu’en se connectant à Baqio via cette adresse, vous gérerez les invitations et les permissions des autres utilisateurs du compte.

Pour cela, allez dans le menu Paramètres > Mon compte > Utilisateurs.


1. Inviter un nouvel utilisateur

Si le nombre d'utilisateurs pour lesquels vous avez souscrit n'est pas encore atteint, vous verrez le bouton "Inviter un utilisateur".

Cliquez dessus, indiquez l'adresse e-mail (l'identifiant qui sera utilisé pour se connecter), choisissez les accès (modifiables à posteriori) et enregistrez. Cela enverra cette invitation par e-mail :

L'utilisateur ne voit pas à quoi il n'a pas accès.

2. Déterminer les accès

Par défaut, un utilisateur a accès à tous les menus du logiciel de gestion commerciale Baqio. Si vous souhaitez restreindre un accès, cliquez sur l’email de l'utilisateur concerné et décochez les cases.

Pour mieux vous aider à choisir les accès, voici ce qu’ils signifient :

CLIENTS

Si décoché, le menu entier n’est pas accessible. Cependant, le nom des clients sera visible à travers la liste des commandes, et lors de la création d’une nouvelle commande (choix du client accessible, mais création non possible).

  • Création : si tout est coché sauf cette case, l’utilisateur pourra accéder à tout mais ne pourra pas créer de nouveau client.

  • Modification : idem accès à tout, mais ne pourra pas modifier un client.

  • Suppression : idem accès à tout, mais ne pourra pas supprimer un client.

PRODUITS

Si décoché, l’utilisateur n'accède pas au menu Produits, ni à l’onglet “Tarifs négociés” sur les fiches clients.

  • Création : si tout est coché sauf cette case, l’utilisateur pourra accéder à tout mais ne pourra pas créer de nouveau produit.

  • Modification : idem accès à tout, mais ne pourra pas modifier un produit.

  • Suppression : idem accès à tout, mais ne pourra pas supprimer un produit.

COMMANDES

Si décoché, l’utilisateur n'accède pas au menu Commandes, ne voit pas l’état des commandes sur le Tableau de bord, ni l’onglet “Commandes” sur les fiches clients. L’historique restera tout de même visible sur la fiche client.

  • Création : si tout est coché sauf cette case, l’utilisateur pourra accéder aux commandes mais ne pourra pas en créer de nouvelles.

  • Modification : idem, mais ne pourra pas les modifier.

  • Validation : idem, mais ne pourra pas les valider.

  • Facturation : idem, mais ne pourra pas les facturer.

  • Suppression : idem, mais ne pourra pas les annuler avec avoir.

EXPÉDITIONS

Si décoché, l’utilisateur n'accède pas au menu Expéditions.

  • Création : si tout est coché sauf cette case, l’utilisateur pourra accéder aux expéditions mais ne pourra pas en créer de nouvelles.

  • Modification : idem, mais ne pourra pas les modifier.

  • Suppression : idem, mais ne pourra pas les annuler.

REPRÉSENTANTS COMMERCIAUX

Si décoché, l’utilisateur ne pourra pas accéder au menu Représentants.

STOCKS

Si décoché, l’utilisateur n'accède pas au menu Stocks, ni à l’onglet “Réservations” sur les fiches clients. Les stocks resteront cependant visibles via le menu Produits > Catalogue.

RAPPORTS

Si décoché, l’utilisateur n'accède pas au menu Rapport, ni aux onglets “Top produits” et “Statistiques” sur les fiches clients. Cependant, il verra le total des commandes en attente, à facturer, à expédier, non payées et avec retard de paiement sur le Tableau de bord.

  • Ventes, Clients et Expéditions : si tout est coché sauf cette case, l’utilisateur ne pourra pas accéder aux rapports statistiques de vente.

  • Déclarations : si tout est coché sauf cette case, l’utilisateur ne pourra pas accéder aux déclarations.

  • Comptabilité si tout est coché sauf cette case, l’utilisateur ne pourra pas accéder aux rapports de comptabilité.

PARAMÈTRES

Si décoché, l’utilisateur ne pourra pas accéder au menu Paramètres et aucun paramétrage ne sera possible (ni les relances, ni les paramètres comptables).

CAMPAGNES D'ALLOCATION

Si décoché, l’utilisateur ne pourra pas accéder au module campagnes d'allocation.

POINTS DE VENTE

Si décoché, l’utilisateur ne pourra pas accéder à l'interface des points de vente.

SITE E-COMMERCE

Si décoché, l’utilisateur ne pourra pas accéder au module site e-commerce.

FOURNISSEURS

Si décoché, l’utilisateur ne pourra pas accéder au module négoce.


CACHER LES MARGES

Vous pouvez également donner accès à tous les menus, sans vouloir que l’utilisateur voit les marges. Dans ce cas, cochez la case “Cacher les marges”.


MODE RESTREINT

Une dernière option existe : le mode "Restreint". Si l'option est activée et que l'utilisateur a accès à tous les menus, il ne verra pas :

  • les rappels des autres utilisateurs

  • les exports demandés par les autres utilisateurs dans l'encart "dernières actions" du tableau de bord

  • ne pourra pas utiliser le filtre de recherche "utilisateur"

  • ni modifier la fiche client d'un client créé par un autre utilisateur.

Contacter le support pour l'activer.

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