Depuis Baqio, vous pouvez envoyer en un clic par email des notifications telles que les devis, factures ou demandes de livraison.
Lorsque vous cliquez sur "Envoyer par email", un message apparaît avec un contenu pré-rempli. Vous pouvez l'envoyer tel quel ou ajouter un message personnel.
Pour personnaliser le contenu des emails (que nous appelons notifications), allez dans le menu Paramètres > Notifications.
Vous trouverez dans cet article comment :
Mettre en forme le texte (liens, listes à puces, images, texte en gras ou italique)
Ajouter des variables (données qui changent à chaque fois pour reprendre les informations de vos clients, commandes...)
1. Mettre en forme le texte (balises HTML)
Les templates de mail sont générés en HTML, cela veut dire que vous pouvez ajouter des balises (du code, en somme) pour mettre en forme votre email. Vous pouvez ainsi ajouter :
Un lien
Si vous souhaitez ajouter un lien, utilisez la balise a href
Merci d'être passé nous voir ! <a href="https://www.facebook.com/baqiocom">Retrouvez-nous sur notre page Facebook</a>
Cela produira :
Merci d'être passé nous voir !
Retrouvez-nous sur notre page Facebook
Du gras
Si vous souhaitez mettre certains éléments en gras, utilisez la balise strong :
Merci <strong>beaucoup</strong> pour votre visite au domaine !
Cela produira :
Merci beaucoup pour votre visite au domaine !
Une image
Pour insérer une image dans votre email, comme par exemple une signature en fin de mail, il faut utiliser la balise img src et que cette image soit accessible sur Internet. Vous pouvez par exemple l'héberger sur votre site ou suivre cette documentation pour l'héberger en ligne.
<img src="https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/1dec8744013b9500/ec78fc22-0471-4aee-83dc-20f8a2_2kdago.png"">
Cela produira :
Une image avec lien hypertexte
Pour insérer une image qui renvoie vers une URL dans votre email, il faut utiliser la balise img src et a href et que cette image soit accessible sur Internet. Vous pouvez par exemple l'héberger sur votre site ou suivre cette documentation pour l'héberger en ligne.
<a href="www.baqio.com"><img src="https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/1dec8744013b9500/ec78fc22-0471-4aee-83dc-20f8a2_2kdago.png""></a>
Une liste à puces
Vous pouvez ajouter une liste à puce en utilisant la balise ul comme ceci :
Retrouvez-nous : <ul> <li>sur Facebook</li> <li>sur Twitter</li> <li>sur Instagram</li> </ul>
Cela produira :
Retrouvez-nous sur :
Facebook
Twitter
Instagram
2. Ajouter des variables
Afin de générer automatiquement des messages personnalisés, les templates contiennent des variables qui seront automatiquement remplacées lors de la génération de la notification.
Par exemple, le template d'envoi de facture par email se présente ainsi :
Bonjour {{order.customer_name}}, Veuillez trouver ci-joint votre {{invoice.kind}} du {{invoice.date | date: "%d/%m/%Y"}} d'un montant de {{invoice.total_price_cents || money_with_currency}} TTC. Cordialement,{{account.name}}
Lorsque vous cliquez sur “envoyer par mail” depuis une commande :
{{order.customer_name}} sera remplacé par le nom du client,
{{invoice.kind}} sera remplacé par la date de la facture ou avoir,
{{invoice.date | date: "%d/%m/%Y"}} sera remplacé par la date de la facture,
etc.
Pour générer ces notifications, Baqio utilise le langage Liquid. Selon l’email que vous souhaitez personnaliser, voici la liste des variables que vous pouvez ajouter.
Il n’est pas possible d’ajouter des variables qui ne sont pas listées ci-dessous.
Types de variables :
“account” = informations liées à votre domaine
“user” = informations liées à l’utilisateur
“customer” = informations liées au client
“order” = informations liées à la commande
“invoice” = informations liées à la facture
“receipt” = informations liées au ticket
“fulfillment” = informations liées à l'expédition
“fulfillment_group” = informations liées à l'expédition groupée
“supplier_order” = informations liées à la commande fournisseur
“accounting_export” = informations liées à votre export comptable
“sales_agent” = l’agent commercial
“commission_statement” = informations liées au relevé de l’agent
Quelles variables ajouter en fonction de l’email ?
Sur le mail “Devis envoyé au client”, vous pouvez ajouter les variables :
“order”
“account”
Sur le mail “Lien de paiement envoyé au client”
“order”
“account”
“payment_link” (= se référer à url)
Sur le mail “Proforma envoyé au client”
“order”
“account”
Sur le mail “Avis de facture envoyé par email au client”
“invoice”
“order”
“account”
Sur le mail “Avis de facture envoyé par courrier au client”
“invoice”
“order”
“account”
Sur le mail “Avis de ticket envoyé au client”
“receipt”
“order”
“account”
Sur le mail “Demande de préparation”
“fulfillment”
“account”
Sur le mail “Avis de livraison au client”
“fulfillment
“account”
Sur le mail “Demande de livraison transporteur”
“fulfillment”
“account”
Sur le mail “Demande de livraison groupée transporteur”
“fulfillment_group”
“account”
Sur le mail “Relance n°1 / Relance n°2 / Relance n°3”
“invoice”
“order”
Sur le mail “Email envoyé manuellement au client”
“customer”
“user”
“account”
Sur le mail “Invitation à créer un compte”
“customer”
“user”
“account”
Sur le mail “Email de confirmation suite à une commande internet”
“order”
“account”
Sur le mail “Email envoyé à l'expert comptable”
“accounting_export”
“account”
Sur le mail “Relevé de commissions représentants”
“commission_statement”
“sales_agent”
“account”
Sur le mail “Avis de commande au fournisseur” (module négoce)
“supplier_order”
“account”
Sur le mail “Avis de commande annulée au fournisseur” (module négoce)
“supplier_order”
“account”
Sur le mail “Invitation à créer un mandat de prélèvement” (intégration GoCardless
“customer”
“user”
“account”
“url”
Données par type de variable
Pour chacune de ces variables, vous pouvez choisir les données que Baqio ira récupérer.
Exemple : je veux ajouter le numéro de commande
la variable est “order” (= commande en anglais),
la donnée à récupérer est le numéro de commande.
Étape 1 : écrire la variable
order
Étape 2 : ajouter des accolades
{{ order }}Étape 3 : ajouter ce que vous souhaitez afficher (ici le numéro de la commande)
{{ order.name }}
Nous avons détaillé les éléments que vous pouvez ajouter pour chaque variable :
Variable “account” (informations liées à votre compte)
account.name (le nom du compte = ex : Baqio)
RAPPEL : vous pouvez les ajouter sur toutes les notifications sauf sur le mail des relances.
Variable “user” (informations liées à l’utilisateur)
user.name (le nom de l’utilisateur = ex : Sylvain Gautier)
user.email (l’email de l’utilisateur = ex : [email protected])
RAPPEL : vous pouvez les ajouter sur le mail envoyé manuellement au client, celui pour inviter à se créer un compte, et celui pour inviter à remplir un mandat de prélèvement.
Variable “customer” (informations liées au client) - ajoutable sur les notifications
customer.name (le nom du client = ex : Robert Genepi ou SARL Au feu de bois)
RAPPEL : vous pouvez les ajouter sur le mail envoyé manuellement au client, celui pour inviter à se créer un compte et celui pour inviter à remplir un mandat de prélèvement.
Variable “order” (informations liées à la commande)
order.customer_name (le nom du client liée à la commande = ex : Robert Genepi ou SARL Au feu de bois)
order.customer_first_name (le prénom du client liée à la commande = ex : Robert ou SARL Au feu de bois)
order.customer_last_name (le nom de famille du client liée à la commande = ex : Genepi ou SARL Au feu de bois)
order.name (nom de la commande = ex : #1006)
order.total_price_with_currency : montant total de la commande ht ou ttc
order.note : Commentaire
order.item_count : Nombre de produits
order.register : Nom du point de vente
order.locale : fr ou en
RAPPEL : vous pouvez les ajouter sur toutes les notifications sauf sur le mail de demande de préparation, d’avis de livraison au client, de demande de livraison transporteur, de demande de livraison groupée transporteur, celui envoyé à l'expert comptable, ni celui pour le relevé de commissions représentants.
Variable “invoice” (informations liées à la facture)
invoice.kind : facture ou avoir
invoice.name : FA-1001
invoice.date | date: "%d/%m/%Y" : date de la facture au format jj/mm/année (ex : 21/01/2021)
invoice.date | date: "%d/%m/%y" : date de la facture au format jj/mm/an (ex : 21/01/21)
invoice.total_price_with_currency : montant total de la facture ht ou ttc
invoice.due_date : date d'échéance de la facture
invoice.locale : fr ou en
invoice.outstanding_amount_with_currency : montant restant
RAPPEL : vous pouvez les ajouter sur le mail d’avis de facture envoyé par email au client, d’avis de facture envoyé par courrier au client et sur ceux des relances.
Variable “receipt“ (informations liées au ticket de caisse)
receipt.kind : ticket / contre ticket
receipt.name (Ex : TC1001)
receipt.date | date: "%d/%m/%Y" : date du ticket (format 21/01/2021)
receipt.date | date: "%d/%m/%y" : date du ticket (format 21/01/21)
receipt.total_price_with_currency : montant total du ticket ht ou ttc
RAPPEL : vous pouvez les ajouter sur le mail d’avis de ticket envoyé au client.
Variable “fulfillment” (informations liées à l’expédition)
fulfillment.name (Ex : E-1001)
fulfillment.destination_name : nom du client ou de l'entrepôt
fulfillment.fulfillment_lines
quantity : nombre de produits
product_name : nom du produit
fulfillment.tracking_page_link : url de la page de suivi si elle existe
fulfillment.account_reference : Champ "Votre référence client chez ce transporteur" sur la page du transporteur
RAPPEL : vous pouvez les ajouter sur le mail de demande de préparation, d’avis de livraison au client et de demande de livraison transporteur.
Variable “fulfillment_group“ (informations liées à l’expédition groupée)
fulfillment_group.name : Ex : EG-1001
fulfillment_group.account_reference : Champ "Votre référence client chez ce transporteur" sur la page du transporteur
RAPPEL : vous pouvez les ajouter sur le mail de demande de livraison groupée transporteur.
Variable “supplier_order“ (informations liées à la commande fournisseur)
supplier_order.name : Nom
RAPPEL : vous pouvez les ajouter sur le mail d’avis de commande au fournisseur et d’avis de commande annulée au fournisseur.
Variable “accounting_export“ (informations liées à l’export comptable)
accounting_export.name : nom
accounting_export.kind : monthly ou quarterly
accounting_export.period : "Janvier 2021" ou "T1 2021"
accounting_export.start_date : date de début
accounting_export.end_date : date de fin
RAPPEL : vous pouvez les ajouter sur le mail envoyé à l'expert comptable.
Variable “sales_agent“ (informations liées au représentant commercial)
sales_agent.name : nom de l'agent
sales_agent.email : email de l'agent
RAPPEL : vous pouvez les ajouter sur le mail de relevé de commissions représentants.
Variable “commission_statement” (informations liées au relevé de commission)
commission_statement.period : période (Ex : février 2021)
commission_statement.name : "Relevé de commissions pour février 2021"
commission_statement.date | date: "%d/%m/%Y" : 01/02/2021
commission_statement.date | date: "%d/%m/%y" : 01/02/21
commission_statement.amount : montant des commandes
commission_statement.commission_amount : montant des commissions
commission_statement.average_commission_rate : taux de commission moyen
RAPPEL : vous pouvez les ajouter sur le mail de relevé de commissions représentants.
Variable url (informations liées à un lien)
payment_link : lien de paiement
Vous pouvez l'ajouter sur le mail que vous envoyez pour le lien de paiement.
url : lien pour création mandat GoCardless Ex : <a href=“{{url}}“>
Vous pouvez l'ajouter sur le mail que vous envoyez pour inviter à mettre en place un mandat de prélèvement GoCardless.
Mise en forme des variables
Vous pouvez également mettre en forme l’information que vous souhaitez afficher. Voici un exemple avec le nom du client :
Étape 1 : order
Étape 2 : {{ order }}
Étape 3 : {{ order.customer_name }}
Étape 4 : ajoutez la mise en forme (ici mettre en majuscule) :
{{ order.customer_name | upcase }}
Si le nom du client est “Cave des copains”, il deviendra alors automatiquement “CAVE DES COPAINS”.
Voici quelques exemples :
Mettre en majuscule | upcase
Mettre en minuscule | downcase
3. Afficher des variables selon certaines conditions
Vous pouvez aller plus loin dans la personnalisation de vos notifications et modifier le texte qui s'inscrit selon la valeur de variables.
Afficher un texte en Français ou en Anglais en fonction de la langue de la facture
{%- if invoice.locale == 'fr' -%} Bonjour {{order.customer_name}}, Sauf erreur ou omission de notre part, le paiement de la facture n°{{invoice.name}} datée du {{invoice.date | date: "%d/%m/%Y"}} pour un montant de {{invoice.total_price_cents || money_with_currency}} TTC., est arrivée à échéance le {{invoice.due_date | date: "%d/%m/%Y"}}, et ne nous est pas parvenu. {%- else -%} Dear {{order.customer_name}}, To our knowledge, the payment of invoice n°{{invoice.name}} dated {{invoice.date | date: "%d/%m/%Y"}} for an amount of {{invoice.total_price_cents || money_with_currency}} TTC, expired on {{invoice.due_date | date: "%d/%m/%Y"}}, did not reach us. {%- endif -%}Ainsi, selon que la facture est en Anglais ou en Français, le texte sera affiché en Français ou en Anglais;
Afficher un texte différent en fonction d'un tag commande
Si vous souhaitez personnaliser le texte en fonction d'un des tags d'une commande, vous pouvez procéder comme suit. Par exemple, si vous souhaitez envoyer un message différent à vos clients qui viennent en salon :
Bonjour {{order.customer_name}}, {%- if order.tags contains 'salon' -%} Merci de votre visite au Salon ! {%- elsif order.tags contains 'chai' -%} Merci de votre visite au Chai ! {%- else -%} Merci de votre commande ! {%- endif -%}Si parmi les tags de la commande, il y a le tag "Salon", cela produira :
Bonjour Client,
Merci de votre visite au Salon !