Vous pouvez retrouver la liste des commandes liées à un agent, celles arrivées à échéance pour la commission, ou encore générer le relevé des commissions en PDF.
Synthèses des commandes et des commissions
Dans les menus Commandes et Factures
Filtrez les commandes et factures passées par tel ou tel représentant depuis le menu éponyme. Cliquez sur la loupe en haut à droite et filtrez sur le champ "représentant commercial".
Vous les trouverez toutes, que la commission soit due ou non.
Dans le menu Représentants
Page Commissions
Vous retrouverez ici l'ensemble des commissions dues à un agent, qui n'ont pas encore été intégrées dans un relevé.
Choisissez la période et le représentant puis cliquez sur "Appliquer".
Page Représentants > onglet Etat des factures
Vous trouverez les factures commissionnées et payées (celles faisant partie d'un relevé qui a été marqué comme payé) ; les factures commissionnables non payées (celles pour lesquelles la commission est due mais le relevé n'a pas encore été marqué comme payé) ; les factures non commissionnables (celles pour qui la commission n'est pas encore due).
2. Générer le relevé de commissions du représentant
Si vous souhaitez générer le relevé des commissions :
Allez sur la page Représentants > Représentants.
Cliquez sur l'agent commercial.
Au niveau de la période concernée, cliquez sur "Créer le rapport".
Le fichier PDF se génère. Cliquez sur l'icône pdf dans la colonne "Relevé" pour obtenir le fichier.
Une facture n'apparait pas dans le relevé ? Avez-vous vérifié si la catégorie de votre agent commercial est commissionnée à la date de commande ou à la date de paiement ?
Une fois le relevé généré, plusieurs actions sont possibles :
Si vous cliquez sur le bouton Actions, vous pourrez :
Ajouter la facture du représentant : pour une meilleure traçabilité, vous pouvez joindre le facture donnée par votre représentant au format pdf ou png/jpg .
Marquer comme validée : l'étiquette de la colonne "État" passera de "En cours" (orange) à "Validé" (bleu).
Marquer comme payée : l'étiquette de la colonne "État" passera à "Payé" (vert).
Supprimer le rapport : le relevé pdf ainsi que la facture du représentant seront supprimés, et l'état reviendra à "Non créé" (gris).
Si vous cliquez sur la ligne de la période, vous accédez aux informations du relevé où vous retrouverez l'ensemble des factures, le relevé, le bouton "Actions" et l'historique.
3. Gérer une commission ajoutée après génération du relevé
Dans le menu Représentants > Représentants, vous verrez un bandeau jaune vous informant qu'une commission n’a pas été ajoutée au relevé de la période.
Cliquez sur le mot en gras "X facture(s)" pour accéder au détail des factures concernées. Trois possibilités s'offrent à vous :
L’ajouter au relevé de ladite période
Si le relevé suivant n’a pas encore été généré, il vous suffit de cliquer sur la phrase en gras « Ajouter au Relevé de commissions pour xx/xx/xxxx - xx/xx/xxxx ». Cliquez ensuite sur le pdf du relevé, la commission a été ajoutée.
Si le relevé de la période suivante a déjà été généré, supprimez le relevé de ladite période. Puis créez-le de nouveau. La commission apparaitra bien.
L’ajouter au relevé de la période suivante
Si le relevé suivant a déjà été généré, il vous suffit de cliquer sur la phrase en gras « Ajouter au Relevé de commissions pour xx/xx/xxxx - xx/xx/xxxx ».
Cliquez ensuite sur le pdf du relevé, la commission a été ajoutée.Si le relevé suivant n’a pas encore été généré, commencez par le créer. Puis cliquez sur « Ajouter au Relevé de commissions pour xx/xx/xxxx - xx/xx/xxxx ».
Ignorer cette commission…
.. pour le moment : ne faites rien. Le bandeau restera visible à chaque fois que vous reviendrez sur ce menu.
.. pour toujours : cliquez sur le détail des factures > puis sur la croix au bout de la ligne.
4. Ne pas prendre en compte une commission
Il est possible d'indiquer une facture à ne pas comptabiliser sur les relevés. Pour cela :
Accédez au relevé du représentant (menu Représentants > Représentants > Nom du représentant > cliquer sur la ligne de la période concernée).
Cliquez sur la croix au bout de la ligne de la facture que vous ne voulez pas voir apparaître.
Une fois supprimée du rapport, elle apparaitra dans la liste des commissions pas encore ajoutées à un relevé (bandeau jaune).
Cliquez sur le détail des factures.
Cliquez sur la croix au bout de la ligne pour ne plus la voir. Elle n’apparaîtra alors plus dans le menu Représentants.
Sur la commande, vous verrez ce message :
Vous souhaitez finalement remettre cette commission sur un relevé ?
Allez sur la commande.
Au niveau de l'encart à droite : cliquez sur la croix « annuler » à côté du message "Non comptabilisée dans les relevés de commissions".