Une fiche client correspond à la description et à l’historique d’un client. Elle présente des informations concernant le client, l’historique des interactions (notes, rappel, rendez-vous, commandes), le détail et la liste des commandes, les prix négociés.
C’est une fiche qui permet de faire un suivi spécifique pour chaque client.
Vous accédez à la fiche d’un client sur le menu de gauche, en cliquant sur « Clients ». Dans la colonne « Nom », cliquez sur le client dont vous souhaitez voir la fiche.
A savoir : par défaut, les clients sont classés par ordre alphabétique des prénoms. Il est possible de choisir de les classer par nom. Contacter le support.
1. Comment créer un nouveau client dans Baqio ?
Pour créer un nouveau client, vous avez plusieurs options :
Cliquer sur l’ icône +
Cliquer sur Ajouter un nouveau client
Ou directement lors de la création d’une commande
Nous allons détailler chacune de ses options :
Ajout d’un client par l’icône +
Si vous survolez le menu ou sous-menu Clients, une icône + apparaît à droite de l’intitulé. Ce + vous permet d’accéder à la page de création d’un nouveau client.
Ajout d’un client par le bouton “Ajouter un nouveau client”
Quand vous cliquez sur le menu Clients, le listing de tous vos clients apparaît. Pour créer un nouveau client, cliquez sur le bouton en haut à droite de votre page "Ajouter un nouveau client".
Ajout d’un client lors de la création d’une commande
Lorsque vous créez une nouvelle commande, vous devez renseigner le nom de votre client. À cette étape, vous avez la possibilité d’ajouter un client déjà existant ou de créer un nouveau client en cliquant sur “ ou créer un nouveau client ”.
Une fois que vous avez choisi l’option la plus facile pour vous, le processus de création d’un nouveau client est le même. Vous avez 4 blocs à compléter.
2. Comment remplir la fiche du client ?
Votre client est une entreprise ?
En haut à droite, vous pouvez saisir directement son numéro SIREN ou son numéro de TVA. Les informations seront récupérées automatiquement depuis la base SIREN du gouvernement.
Bloc 1 : Informations de base
Vous y retrouvez :
Catégorie du client et grille tarifaire :
En indiquant la catégorie client Particulier, le champ Nom de société disparaît, ainsi que les champs numéro de TVA, d’accise, SIREN, EORI, immatriculation FDA, structure juridique et GLN dans la partie Facturation.
La grille tarifaire est automatiquement complétée selon la catégorie client indiquée (paramétrage menu Paramètres > Catégories clients)
Exemples ici avec les catégories clients Particulier (ci-dessus) et Restaurant (ci-dessous). Cela est lié à la configuration des catégories de clients mise en place lors du paramétrage de l’application.
Nom de la société (cas échéant : nom et prénom), coordonnées téléphoniques, adresse mail, site web.
Cases “ Accepte de recevoir des newsletters ” et “ Accepte de recevoir des courriers papiers ” : à décocher si vos clients n'acceptent pas de recevoir des courriers de votre part (RGPD à respecter).
Bloc 2 : Facturation
Vous y retrouvez :
Adresse de votre client.
Case “ Adresse invalide ”. Si un courrier vous revient ou que vous vous rendez compte que l’adresse est invalide, cochez cette case. Cela vous rappellera de demander une nouvelle adresse au client. Et si vous créez un mailing, les “adresses invalides” seront automatiquement enlevées du listing.
Pour un client pro : son numéro de TVA, d’accise, SIREN, EORI, d’immatriculation FDA, structure juridique et GLN.
Case “ Exportateur en franchise de TVA ” : à cocher quand l’entreprise n’a pas à payer cette taxe car elle exporte les vins qu'elle vous achète.
Bloc 3 : Livraison
Vous y retrouvez :
Adresse : adresse de facturation par défaut. Si vous souhaitez renseigner une adresse différente, décochez la case “ Livrer à l’adresse de facturation ” et complétez.
Numéro de téléphone, horaires de livraison, jours de fermeture et informations supplémentaires. Ces informations apparaîtront sur le bon de livraison et sur l’étiquette comme suit :
Bloc 4 : Informations complémentaires
Vous y retrouvez :
Tags (voir l’ article sur les tags)
Note : cette note apparaîtra sur la fiche client.
Case “ Afficher la note pour les prochaines commandes ” : si vous voulez que cette note s’affiche comme suit lors de la prochaine commande de ce client :
Rattacher le client à un entrepôt : ainsi les commandes seront automatiquement expédiées depuis cet entrepôt. Il sera possible de modifier l'entrepôt de départ directement sur la commande si besoin.
Utilisateur : si vous avez plusieurs comptes utilisateurs Baqio, vous pouvez indiquer ici qui a créé ce client par exemple.
Modèle de facture : si vous souhaitez attribuer un modèle de facture au client, si rien n'est sélectionné, Baqio utilisera le modèle de facture par défaut (voir l’ article sur les modèles de factures).
Taux de réduction : si vous souhaitez accorder un pourcentage de réduction au client, ce taux s'appliquera automatiquement sur les commandes (voir l’ article sur le taux de remise client).
Parrain : vous pouvez indiquer ici le nom du client qui a parrainé ce nouveau client. Il apparaîtra sur la fiche du client et sur la fiche du parrain.
Représentant commercial : si vous avez le module “Représentant” voir l’ article associé.
Taux de commission agent : si le taux est différent de celui paramétré sur la fiche du représentant
Case “ Ne pas permettre la prise de commande ” : si vous souhaitez bloquer les commandes pour ce client, vous pouvez cocher cette case à tout moment. Lorsque vous créerez une nouvelle commande, au moment de choisir le client, celui-ci n'apparaîtra pas. En passant par la fiche client, vous ne verrez pas non plus le bouton “Ajouter une commande”.
N’oubliez pas de cliquer sur le bouton "Enregistrer", en bas à droite, pour valider la création de votre nouvelle fiche client.
Vous souhaitez ajouter les coordonnées bancaires de votre client ?
Sur la fiche client, en bas à droite au niveau des informations bancaires, ajoutez le RIB en cliquant sur le crayon.
