Retrouvez dans cette documentation :
Les différents états d'une commande.
Comment créer une nouvelle commande.
Les 4 parties d'une commande : commande, informations client, expédition, historique.
Les états d'une commande :
Brouillon : À la création d'une commande, elle possède le statut Brouillon. Cela correspond à un devis. Il est alors possible de la modifier.
Validée : Une fois acceptée par le client, elle a le statut Validée et correspond à une facture pro-forma, il n'est plus possible de la modifier. Les produits correspondants sont alors réservés en stock pour la commande. Il sera tout de même possible de dévalider la commande pour revenir à l'étape précédente.
Facturée : Il est ensuite possible de facturer une commande Validée en cliquant sur Facturer, elle aura alors le statut Facturée et une facture correspondante sera générée. Il ne sera alors plus possible de la modifier.
Annulée : Il est possible d'annuler une commande quel que soit son état. Son état passe alors à Annulée.
Annulée avec avoir : Dans le cas où la commande était facturée, une facture d'avoir est générée et son état est Annulée avec avoir.
Comment créer une nouvelle commande ?
Vous pouvez passer par différents endroits pour créer une nouvelle commande :
Bouton + : apparaît lorsque vous survolez avec votre souris le mot “Commandes” (dans le menu ou sous-menu Commandes).
Bouton Ajouter une commande : en haut à droite de votre écran dans le menu Commandes.
Depuis la fiche d’un client, sur l’onglet Commandes > bouton Ajouter une commande.
Depuis la fiche d’un client, sur l’onglet Interactions > Créer une commande.
Elles vous amèneront toutes ici :
Vous pourrez remplir les champs suivants :
Client : choisissez votre client.
Type de commande : normale, échantillons ou primeur.
Commentaire : vous pouvez choisir d’ajouter un commentaire privé qui apparaîtra sur votre écran dans la commande.
Cliquez sur le bouton Suivant. Vous arriverez sur cet écran :
Votre écran se découpe ainsi :
En haut de votre écran, à gauche : vous trouverez le numéro de commande.
En haut de votre écran, à droite : vous verrez la date de création de la commande et le bouton Dupliquer. Ce dernier sert à recréer à l'identique la commande. Cela est très utile lorsqu’on doit annuler une facture lors d'une erreur de saisie par exemple.
Encart 1 : Contenu de votre commande (produits, prix).
Encart 2 : Informations du client.
Encart 3 : Expédition.
Encart 4 : Historique avec les différentes interactions pour cette commande.
Les 4 parties d'une commande : commande, informations client, expédition, historique.
Nous allons détailler les parties de votre écran.
Encart 1 : COMMANDE
Tous les champs en bleu sont modifiables en cliquant simplement dessus.
Colonnes :
Icône devant le produit : disponibilité dans l’entrepôt sélectionné (vert : disponible / orange : en stock mais ne correspond pas aux caractéristiques demandées sur la commande / rouge : indisponible).
Produit : Nom, appellation, couleur, variante, conditionnement
Capsule : vous pouvez changer la capsule en cliquant dessus.
Habillage (non présent sur la photo) : vous pouvez personnaliser l'habillage en cliquant dessus.
Quantité :
dans l’encadré : indiquez le nombre de produits.
cliquez sur le prix bleu pour le modifier et/ou ajouter une promotion.
Montant HT
Marge brute : en savoir plus sur les marges.
Ligne produit : au bout à droite vous pouvez supprimer le produit en cliquant sur la croix.
Total des produits HT :
Chiffre 1 : Quantité totale de produits dans la commande.
Chiffre 2 entre parenthèses : Quantité totale en équivalent bouteilles 75cl.
Livraison : cliquez sur le texte bleu.
En manuel : indiquez ici le prix de la livraison.
En automatique : choisissez parmi les transporteurs que vous avez paramétrés. Seuls ceux qui conviennent pour cette livraison sont affichés.
Total : HT / TTC
Montant
Payé par le client : montant total déjà payé par le client. Vous pouvez aussi désattribuer un paiement à ce niveau.
Ajouter l'escompte pour paiement anticipé : ce bouton s’affichera si vous octroyez une réduction pour paiement avant échéance.
Ajouter un règlement : ajoutez le ou les règlements. Si le montant total a été réglé, le bouton disparaît.
Reste à payer
Étiquette : Statut de la commande “Payé” (verte) ou “Non payé” (orange).
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Avant de valider votre commande, vous verrez ceci :
Une fois votre commande validée, vous verrez ceci :
Une fois votre commande facturée, vous verrez ceci :
Bouton Devis / Proforma / Facture : génère le fichier en PDF.
Bouton Icône imprimante : imprimer le document.
Bouton Envoyer par mail : envoyer le document par email depuis Baqio. Vous pourrez joindre d’autres documents. Ce bouton apparaît si vous avez renseigné une adresse email.
À l'étape devis, vous avez les boutons :
Annuler
Valider : Une fois validée, vous pourrez toujours la dévalider. (Attention, l’expédition étant liée à une commande validée, si vous dévalidez la commande, les informations liées à l’expédition seront alors perdues).
À l'étape proforma, vous avez les boutons :
Dévalider : cela aura pour conséquence de supprimer l'expédition.
Dévalider en conservation l'expédition : si vous ajoutez ensuite de nouveaux produits, ils ne seront pas ajoutés sur l'expédition conservée, un message d'informations apparaît en haut de votre écran vous indiquant alors comment procéder.
Facturer : Une fois facturée, vous ne pourrez plus modifier d’éléments sur votre commande. La seule manière de revenir sur une commande facturée sera de faire un avoir. Vous voulez modifier le montant ou l’intitulé ? Suivez cette documentation.
À l'étape facture, vous avez les boutons :
Duplicata : si vous changez ou ajoutez certains éléments, ils n'apparaîtront pas rétroactivement sur la facture si cette dernière est déjà validée. Cependant, les changements seront visibles sur le duplicata (commentaire de livraison, ajout d'un paiement après facturation, ajout de commentaire sur la facture, etc.)
Annuler avec avoir : voir comment créer un avoir pour une commande.
ENCART 2 : INFORMATIONS CLIENT
Toutes les informations d’un client sont modifiables au niveau d’une commande tant que celle-ci n’est pas validée. Une fois validée, les champs suivis d’un stylo sont encore modifiables. Une fois facturée, les champs suivis d'un stylo sont encore modifiables.
Première partie :Nom : si vous cliquez dessus, vous arrivez directement sur la fiche du client.
Email : suivi d’un logo vert ou rouge pour indiquer si l’email est valide ou invalide.
Adresse de facturation.
Deuxième partie :Livrer à l’adresse de facturation : Vous pouvez changer ici l’adresse de livraison si elle diffère de l’adresse de facturation.
Vous pouvez aussi ajouter des informations qui apparaîtront sur le bon de livraison. Les informations supplémentaires seront également visibles sur l’étiquette. Vous souhaitez enregistrer ces infos pour les futures commandes ?
Cochez la case Mettre à jour la fiche client.
Troisième partie :Droits de circulation
Chai
Grille tarifaire
Référence ## : vous pouvez ajouter une référence autre que le numéro de facture (référence de votre client, etc.).
Point de vente #
Représentant ##
Tag ## : retrouvez ici les tags commande que vous avez créés. Choisissez-en autant que vous voulez.
Commentaire privé ## : si vous avez ajouté un commentaire lors de la première étape de création d’une commande, vous le retrouverez ici. Il est visible seulement sur cette page et n'apparaît pas sur les devis/factures.
Commentaire facture # : apparaîtra sur la facture, dans l’encadré “commentaires”.
Type de commande : retrouvez ici si c’est une commande normale, d’échantillons ou en primeur.Date prévisionnelle de facturation # : indicateur interne, visible sur la page de la commande.
Quatrième partie :Mode de paiement
Échéance
Escompte pour règlement anticipé : voir l’ article sur les escomptes.
Ces conditions de paiement sont remplies soit au niveau des options de factures (par défaut), soit au niveau de la catégorie de client, soit au niveau de la fiche client. Si vous souhaitez faire une modification pour cette commande seulement, vous pouvez le faire ici.
ENCART 3 : EXPÉDITIONS
Numéro de livraison : (E-)
Étiquette 1 : indique le statut de l’expédition de la commande - Non expédiée (orange) ou Expédiée (verte).
Étiquette 2 : indique le statut de la commande - Validée (bleue), Demande de préparation (orange), Début de préparation (orange), Préparée (bleue), Envoyée et sortie du stock (verte), Expédition annulée (rouge).
Produits : Si vous envoyez la commande en plusieurs expéditions, vous retrouverez ici le nombre de produits expédiés par expéditions.
Adresse de livraison : Adresse et possibilité de la situer sur une carte.
Préparation : Étapes de la validation de la commande à l’expédition. 4 statuts :
Validée
Préparation demandée
Préparation en cours
Préparée
Bouton "Actions" :
Bon de préparation : l’ouvrir en pdf.
Étiquettes Colis : l’ouvrir en pdf.
Ajouter un commentaire de préparation : il sera visible sur le bon de préparation.
Envoyer le bon de préparation par email : directement depuis Baqio.
Ajouter à une livraison groupée : Suivre cette documentation.
Bon de livraison : l’ouvrir en pdf.
Ajouter un commentaire de livraison : il sera visible sur le bon de livraison.
Indiquer une date d’expédition prévue : c’est elle qui apparaîtra sur le bon de livraison.
Ajouter le numéro de suivi du transporteur : renseignez ici le numéro de suivi donné par votre transporteur. Directement depuis la page de cette commande, vous pourrez suivre votre livraison et être prévenu en temps réel des changements de statut et lorsque votre client est livré.
Mouvements de stocks : retrouvez tous les mouvements de stocks associés à cette commande.
Modifier : si vous souhaitez faire une expédition partielle par exemple. Vous serez redirigé directement sur la page de l’expédition.
Détacher de la commande : pour la rattacher ensuite à une autre commande. Voir ici un exemple.
Supprimer l’expédition.
Marquer comme sortie du stock / Remettre les produits en stock :
Lorsque vous expédierez votre colis, indiquez à ce moment-là que les produits sont sortis du stock. Vous pouvez choisir la date de sortie que vous voulez.
Si vous faites un avoir ou que les bouteilles reviennent par exemple, cliquez sur “remettre en stock”. Pour un avoir, veillez à bien mettre la même date de sortie de stock initiale.
Votre commande est destinée à l’export ? Vous verrez également la partie Douane :
Type de droits.
Indiquez un numéro DAE : cliquez sur le crayon ou sur ce bouton pour indiquer le numéro du document d’accompagnement et pour joindre le fichier. C’est aussi ici que vous indiquerez s’il a été apuré ou non.
Générer le DAE.
Si vous ajoutez le numéro DAE/DSA après l’expédition du produit, le numéro en question sera bien repris sur vos mouvements de stock. Si vous modifiez ou ajoutez des éléments au DAE/DSA que vous avez déjà généré, les nouvelles informations apparaîtront sur le duplicata que vous obtiendrez en cliquant sur Télécharger.
ENCART 4 : HISTORIQUE
Vous trouverez les différentes étapes et actions relatives à la commande :
Un point = une action, avec la date et l’heure où elle a été réalisée.
La personne qui a réalisé l’action est indiquée à travers son email utilisateur. (Si vous avez plusieurs accès pour votre compte notamment. Si vous n’avez qu’un accès, ce sera toujours la même adresse : celle reliée à votre compte).
Lorsqu’un élément est en bleu : vous pouvez cliquer dessus pour accéder directement à son contenu.
Si vous envoyez un email, vous verrez également son statut.