Il n’est légalement pas possible de supprimer ou modifier une facture. Mais que faire en cas d’erreur ?
Vous avez facturé et expédié une commande mais vous vous êtes trompé dans le prix d'un des produits, vous souhaitez modifier les informations tarifaires ou changer le nom de votre client ? Vous remettez en stock / ne remettez aucun produit en stock ?
Pour cela, suivez les 8 étapes suivantes :
Créer un nouvelle commande (vide si vous rattachez la livraison)
Désattribuer le règlement de la commande originale
Annuler la facture originale
Détacher l'expédition de la commande originale
Rattacher l'expédition sur la nouvelle commande
Se rendre sur la nouvelle commande, faire les changements
Associer le règlement sur la nouvelle commande
Valider et facturer la nouvelle commande
Nous allons voir un exemple sur un client pour lequel nous allons modifier le montant de la facture :
Création de la nouvelle commande
Créez une nouvelle commande (vide) pour le client concerné en passant, par exemple, par le menu Commandes > Ajouter une commande.
Renseignez le client, et une fois sur votre commande (la page de sélection des produits), arrêtez-vous ici (n'ajoutez rien et ne validez pas la commande).
Notez la référence de la commande pour éviter de vous tromper ensuite. Il s'agit dans cet exemple de la commande #1013
Désattribuer le montant déjà payé sur la commande
Allez sur la commande que vous souhaitez annuler.
Cliquez sur Montant payé par le client > puis sur l’icône désattribuer pour désattribuer les montants attachés à cette commande.
Annuler la commande et faire un avoir total de la facture originale
Sur la commande originale, cliquer sur le bouton "Annuler avec avoir", situé sous la commande.
Vous pouvez renseigner le motif de l'annulation (optionnel), puis cliquez sur Enregistrer les modifications.
Détacher l'expédition de la commande originale
Toujours sur la commande originale, cliquer sur le bouton "Actions" de l'expédition > puis sur Détacher de la commande > puis sur OK pour valider.
Rattacher l'expédition sur la nouvelle commande
Une fois l'expédition détachée, vous arrivez automatiquement sur la page de l'expédition.
Sur la droite, un bouton vous permet de rattacher cette expédition à une commande en attente.
Cliquez sur ce bouton. Un menu déroulant s'affichera avec les commandes en attente. Allez chercher celle créée en début d'article, dans cet exemple la #1013.
Cliquez ensuite sur Enregistrer les modifications.
Retourner sur la nouvelle commande
Dans l'encadré droit de la page, le numéro de la commande est indiqué en bleu. Cliquez dessus pour accéder à cette nouvelle commande.
Vous pouvez alors appliquer toutes les modifications tarifaires ou nominatives que vous souhaitez. Pour changer le nom du client et donc le nom qui apparaît sur la facture, cliquez sur l’icône crayon dans l’encart à droite.
Si nécessaire, ajoutez manuellement les produits non livrables et leurs tarifs (ex : visite de chai) car ceux-ci n’auront pas été repris dans l’expédition.
Associer le règlement
Cliquez sur "Associer un règlement existant".
Choisissez les règlements correspondants, désattribués à l’étape 2, en cliquant sur "Associer".
Valider et facturer la commande
Une fois terminé, il ne vous reste plus qu'à facturer cette commande pour finaliser le processus.
Vous aurez sur la fiche client la vision suivante :
La facture originale FA-1008 a bien été annulée avec un avoir et l'expédition est également annulée. La nouvelle facture FA-1010 a bien récupéré l'expédition originale et est donc marquée comme expédiée.
Vous préférez apprendre grâce à un tuto vidéo ?