Sur Baqio, vous avez la possibilité d'ajouter des modèles de facture. Ces modèles permettent d'indiquer les informations qui seront présentes sur la facture et leur mise en forme. Ensuite, vous pouvez appliquer ces modèles de facture au niveau :
du compte
d'une grille tarifaire
d'une catégorie de client
d'un client
Quand vous créez une facture sur Baqio, l'application regarde si un modèle de facture est défini au niveau de la fiche client, le cas échéant au niveau de la catégorie de client, puis au niveau de la grille tarifaire et enfin au niveau du compte (dans les options de facture). C'est ce dernier qui s'applique par défaut si aucun modèle n'est indiqué aux niveaux précédents.
Nous vous présentons :
1. Création d'un modèle de facture
Pour créer un nouveau modèle de facture :
Allez dans Paramètres > Modèles de facture.
Créez un nouveau modèle en cliquant sur "Ajouter un modèle" ou dupliquez un modèle existant pour ne pas repartir de zéro.
Une fois le modèle créé ou dupliqué, vous arrivez sur l'écran de configuration du modèle.
EXEMPLE D'UNE FACTURE QUI REPREND TOUTES LES INFORMATIONS POSSIBLES D'AFFICHER :
Informations générales
Vous pouvez définir l'orientation de facture : portrait ou paysage, la langue utilisée : français ou anglais et si les prix unitaire sont affichés hors taxes ou TTC.
Il est également possible d'indiquer un fichier pdf qui sera annexé à la facture. Cela peut être par exemple des conditions générales de vente, votre catalogue tarifaire, etc. Cliquez sur le crayon et importez le fichier PDF.
Entête
Ajoutez votre logo, choisissez si vous voulez faire apparaitre les informations légales en entête (vs. en pieds de page), ainsi que les références à reprendre.
Ajoutez votre logo :
Si vous avez coché "Afficher les informations légales de la société" au niveau de l’entête, le logo apparaîtra en haut à droite et les informations légales en haut à gauche, comme dans cet exemple :
Sinon, le logo sera centré sur le haut de la page, comme ici :
Vous pouvez aussi choisir de créer et importer votre propre entête, afin de personnaliser plus encore vos factures à votre image, comme dans cet exemple :
Dans ce cas, voici la procédure :Décochez "Afficher les informations légales de la société" au niveau de l’entête.
Créez sur un outil de bureautique, tels Paint, PowerPoint ou Photoshop, l’entête que vous souhaitez : ajoutez votre logo, écrivez les informations que vous souhaitez voir apparaître et positionnez-les où vous souhaitez qu’elles apparaissent dans l’entête. La police utilisée sur le reste de la facture est Helvetica (Arial est similaire). Puis envoyez-le nous. On vous renvoie le fichier au bon format.
Importez votre entête dans Baqio comme si vous importiez votre logo.
Afficher les informations légales de la société
Afficher la référence de la commande Baqio
Afficher la référence de la facture sur les avoirs
Afficher la référence client
Afficher le code comptable client
Afficher le représentant commercial
Liste des colonnes
Par défaut, les colonnes obligatoires sont créées. Vous avez la possibilité :
de modifier l'ordre de ces colonnes (en cliquant sur les 3 traits, en maintenant appuyé et en faisant glisser vers le haut ou vers le bas)
d'ajouter d'autres colonnes
Par exemple, vous pouvez choisir d'ajouter le degré d'alcool des produits, son GTIN ou des informations spécifiques à un pays comme le TTB ID (numéro COLA pour les états unis) ou le CSPC pour le Canada.
Il est également possible de personnaliser le nom de la colonne ainsi que la taille de la police utilisée.
Liste des lignes
Par défaut, nous affichons
le nom de votre produit et son millésime, puis :
les commentaires de ligne (commentaire ajouté au niveau du produit sur la commande)
le complément (l'appellation et la couleur)
la mention complémentaire du produit (mention complémentaire indiquée au niveau du millésime sur la fiche produit).
Vous pouvez supprimer ces informations et ajouter celles que vous souhaitez voir apparaitre sous le nom de votre produit sur vos modèles de document.
Vous pouvez aussi modifier leur position : Cliquez sur les 3 petits traits horizontaux et, sans lâcher votre souris, faites glisser les colonnes en fonction de l’ordre souhaité.
Informations complémentaires
Ici vous pouvez choisir d'afficher ou cacher certaines informations comme :
le contenu des coffrets
les conditions de règlement si la facture est acquittée
la grille tarifaire utilisée
la liste des règlements
la liste des expéditions
Pied de page
Au niveau du pied de page, vous pouvez ajouter des informations qui seront affichées en bas de la facture.
Si vous cochez “Afficher les informations légales de la société” au niveau du pied de page, elles apparaîtront comme suit (bloc 1).
⚠️ Les "Informations légales en bas de facture" n'apparaissent pas si la commande est réglée avant la facture et que le champ "Afficher les conditions de paiement sur les factures acquittées" n'est pas activé.
Si vous ajoutez des “Informations complémentaires affichées sur la facture”, elles seront ajoutées ici (bloc 2).
Si vous ajoutez des “Informations légales en bas de facture”, elles seront ajoutées ici (bloc 3).
2. Avoir un aperçu du modèle de facture :
Lorsque vous créez une commande, il vous suffit de clique sur le bouton "Devis". Votre devis est généré au format PDF. Un devis, une proforma et une facture ont le même affichage, seul le titre diffère.
3. Sélection d'un modèle de facture
Au niveau du compte
Vous pouvez aller dans Paramètres > Options des factures et indiquer le modèle de facture qui s'applique par défaut :
Au niveau d'une grille tarifaire
Vous pouvez aller dans Paramètres > Grilles tarifaires et sélectionner une grille tarifaire pour indiquer le modèle de facture qui s'applique :
Au niveau d'une catégorie de clients
Vous pouvez aller dans Paramètres > Catégories de clients et sélectionner une catégorie de client pour indiquer le modèle de facture qui s'applique :
Au niveau d'un client
Au niveau du client, cliquez sur Modifier en haut à droite de la fiche client, puis tout en bas, vous pouvez choisir le modèle de facture souhaité :
