Si vous disposez d'un compte Plugwine, vous pouvez importer vos clients et vos commandes prises sur Plugwine dans Baqio, sans ressaisie.

1. Configuration de l'intégration

Pour commencer, il vous faut activer Plugwine dans les intégrations (depuis le menu Paramètres > Intégrations partenaires).
Cliquez sur Activer et renseignez les informations suivantes :

Mettre à jour les clients Baqio existants lors de l'import Plugwine

Lorsque vous importez les clients depuis Plugwine, si le client existe déjà dans Baqio, souhaitez-vous mettre à jour ses informations à partir des informations de Plugwine ?

Rattacher les clients Plugwine aux clients Baqio s'ils possèdent le même email

Lorsque vous importer les clients depuis Plugwine, le client existe peut être déjà dans vos clients sur Baqio mais la référence du client Plugwine n'a peut être pas été mise (si vous l'avez créé manuellement par exemple). Si l'import trouve un client dans Baqio avec le même email, il peut mettre à jour la référence Plugwine de ce client si vous cochez cette case.

A noter que si vous avez décoché "Mettre à jour les clients Baqio existants lors de l'import Plugwine", seule la référence Plugwine du client sera ajoutée, les autres informations du client ne seront pas écrasées.

Rattacher les clients Plugwine aux clients Baqio s'ils possèdent les mêmes informations de Nom, Prénom et Code postal

Lorsque vous importer les clients depuis Plugwine, le client existe peut être déjà dans vos clients sur Baqio mais la référence du client Plugwine n'a peut être pas été mise (si vous l'avez créé manuellement par exemple). Si l'import trouve un client dans Baqio avec les mêmes Nom, Prénom et Code postal, il peut mettre à jour la référence Plugwine de ce client si vous cochez cette case.

Entrepôt de départ des commandes Plugwine

Lors de l'import des commandes, Baqio créera une commande facturée avec une expédition et sortira les produits du stock. Vous pouvez donc sélectionner l'entrepôt de départ des produits.

Baqio et Plugwine vous informent : vos produits sont stockés chez Plugwine en droits acquittés.

Nous préconisons de créer un entrepôt dédié et d'indiquer que les droits sont acquittés (ne pas cocher détention en suspension de droits).

Ainsi, lorsque vous envoyez des produits chez Plugwine, vous faites un transfert de votre chai vers l'entrepôt Plugwine. Les bouteilles sortent de votre DRM à ce moment-là, avec paiement des droits. Quand vous importerez ensuite le fichier de commandes plugwine sur Baqio, les stocks de l'entrepôt Plugwine seront décrémentés, mais il n'y aura pas d'incidence sur la DRM ; les droits auront déjà été réglés lors du transfert.

Transporteur attribué aux commandes Plugwine

Si des frais de port sont facturées dans les commandes Plugwine, vous pouvez choisir un transporteur auxquelles affecter ces frais de port.

Ne pas importer les paiements des commandes

Par défaut, lors de l'import des commandes, si la commande Plugwine est indiquée comme étant payée avec le mode de paiement, nous importons le règlement correspondant dans Baqio. Si vous souhaitez gérer manuellement les paiements de ces commandes, vous pouvez cocher cette case.

⚠️ Indiquez vos catégories de clients de la même manière qu'elles sont orthographiées dans Baqio.

2. Import des clients

Pour importer vos clients Plugwine, la première étape est de les exporter de Plugwine. Pour cela :

Allez dans Clients puis cliquez sur Télécharger la liste des clients.
Avant d'importer le fichier clients dan Baqio, vous devez d'abord l'ouvrir dans Excel puis cliquez sur Enregistrer sous pour le convertir au format standard .xlsx.

Le mapping se fait ainsi :
B : Nom de famille
C : Prénom
D : Nom de la société
E : Numéro de SIRET
F : Numéro de TVA
G : Référence du client
I : Utilisé comme Tag client et comme catégorie client
J : Utilisé comme Tag client
K : Email
L : Adresse 1
M : Adresse 2
N : Ville
O : Code postal
P : Code pays
Q : Téléphone
T : Utilisé comme tag client
Une fois que vous avez le fichier au bon format, vous pouvez l'uploader dans Baqio. Allez sur le menu Plugwine dans la barre de gauche et cliquez sur "Importer des clients".
Si jamais il y a un souci sur le format du fichier, Baqio vous en informera.

Pour voir où en est le statut de votre import, vous pouvez rafraîchir la page. Une fois que l'import est terminé, vous pouvoir voir le nombre de clients créés et le nombre de clients mis à jour :

3. Import des commandes

Pour importer vos commandes Plugwine, la première étape est de les exporter de Plugwine. Pour cela :

Allez dans Commandes puis cliquez sur "Télécharger les factures et les lignes de commande" puis sélectionner "Lignes de factures".
Pour importer le fichier de commandes, vous devez d'abord l'ouvrir dans Excel puis cliquez sur "Enregistrer sous" pour le convertir au format standard .xlsx.

Le mapping se fait ainsi :
C : Date de création de la commande / Date de l'annulation de la commande si il la colonne A n'est pas de type Facture.
D : Ajouté comme tag commande
E : Code pays, utilisé pour déterminer le taux de TVA
F : Référence de la commande
G : Nom de la facture
H : Référence du client (utilisé pour trouver le client)
N : Ajouté comme tag commande
O : Utilisé pour savoir si il s'agit des frais de port
P : SKU pour déterminer le produit
S : Prix TTC
T : Quantité
Z : Montant payé
AB : Mode de paiement de la commande
AC : Taux de TVA de la commande
Une fois que vous avez le fichier au bon format, vous pouvez l'uploader dans Baqio. Allez sur le menu Plugwine dans la barre de gauche et cliquez sur "Importer des factures".
Si jamais il y a un souci sur le format du fichier, Baqio vous en informera.

Pour voir où en est le statut de votre import, vous pouvez rafraîchir la page. Une fois que l'import est terminé, vous pouvoir voir le nombre de factures créées.

4. ERREURS FRÉQUENTES :

S'il vous est indiqué que des clients ne peuvent pas être trouvés, commencez par faire un import de clients.
S'il vous est indiqué que des variantes produits ne peuvent être trouvées, assurez vous que les SKU et les références produits dans Plugwine sont identiques (même une différence majuscule/minuscule sera une erreur bloquante).
Le SKU doit être unique. Vous ne pouvez pas avoir plusieurs variantes avec le même SKU, Baqio ne pourra pas les différencier.
Les unités de vente doivent être similaires dans Plugwine et Baqio. Si 1 produit = 6 bouteilles dans Plugwine, veillez à avoir une variante produit similaire dans Baqio (variante avec unité de vente : 6).