Vous vendez vos vins en primeur ? Vous allouez des volumes par marché, agent commercial ou client ? Nous vous proposons le module campagne.
Voici une foire aux questions (FAQ) pour vous aider à l'utiliser au mieux. Vous pouvez aussi vous référer à
et la documentation expliquant comment créer une campagne, des réservations et leur transformation en commande.
👉 Dois-je obligatoirement mettre un prix sur ma réservation ?
Non. Si le produit a un prix sur la réservation, il sera repris sur les commandes (sauf si le client a un tarif négocié sur sa fiche client, c'est ce dernier qui primera). Si le produit n'a pas de prix sur la réservation, c'est le prix de la grille tarifaire ou le prix négocié de la fiche client qui sera appliqué sur la commande.
👉 La commande a bien décrémenté la réservation, mais sur la fiche client (onglet réservation), le chiffre n’a pas bougé. Pourquoi ?
Que la commande soit validée ou non, tant qu’elle n’est pas expédiée, elle reste considérée comme une réservation.
Valider la commande permet de décrémenter la quantité totale de la campagne de réservation ; mais au niveau de la fiche d’un client, le produit est toujours considéré comme étant réservé.
👉 Le bouton “valider” n'apparaît pas sur ma commande. Pourquoi ?
Si vous avez ajouté plus de produits sur la commande qu’il n’y en a sur la réservation : alors le bouton valider n’apparaît plus. Un bandeau jaune en haut de la commande vous le stipule.
Enlevez les produits en question pour pouvoir valider la commande.
A savoir : vous pouvez choisir d'ajouter des produits ne faisant pas partie de la réservation. Voir le point ci-dessous.
👉 Je souhaite ajouter à la commande des produits qui ne font pas partie de la réservation. Comment faire ?
Dans le menu Paramètres < Options de campagnes, décochez la case “N'autoriser que les produits présents dans la réservation sur une commande”. Enregistrez.
A savoir : cela concerne uniquement les produits ne faisant pas partie de la réservation. Si vous ajoutez plus d'un produit faisant partie de la réservation, vous ne pourrez pas valider la commande.
👉 Je souhaite qu'un coffret décompte la cuvée de la réservation ?
Dans le menu Paramètres < Options de campagnes, cochez la case “Les produits composant les coffrets décomptent la réservation”. Enregistrez.
👉 Je souhaite rattacher la commande à une autre réservation / une autre campagne. Comment faire ?
Sur la commande, en bas à droite, cliquez sur le crayon au niveau du nom de la réservation.
Vous pourrez choisir de rattacher la commande a une autre réservation au nom du même client, que cette réservation fasse partie de la même campagne ou d'une autre.
Ainsi, les produits seront réintégrés à la réservation initiale et seront décomptés de l'autre réservation. Si les produits ne font pas partie de l'autre réservation, vous ne pourrez pas valider la commande et aurez un message d'erreur.
Si la réservation fait partie d'une autre campagne, le nom de la campagne sera automatiquement modifié.
👉 Comment différencier une réservation client, représentant ou marché ?
La réservation client comporte le nom du client en haut à droite.
La réservation représentant n’a pas l’encart client du tout, mais a le nom du représentant.
La réservation marché n’a pas l’encart client du tout, mais a le nom du marché.
👉 Comment ajouter un échéancier de paiement ?
Vous pouvez ajouter un échéancier directement sur une commande, au niveau d’une réservation ou au niveau de la campagne de réservation elle-même. Dans ce dernier cas, il sera appliqué sur l'ensemble des commandes liées aux réservations de la campagne.
Au niveau de l'encart des conditions de paiement, sur le champ “délai de paiement", choisir “plusieurs échéances”.
Indiquez la/les date(s) d’échéance, le pourcentage et mettez “0” dans le champ montant (ou indiquez directement le montant). Dans le premier cas, sur chaque commande créée, le montant sera automatiquement calculé en fonction du %.
👉 Vous souhaitez allouer des stocks de vin par marché, comment les créer ?
Allez dans le menu Paramètres > Marchés.
Vous avez
des marchés sans sous-marchés ?
Cliquez sur “Ajouter un marché” en haut à droite.
Définissez le nom du marché (de la zone géographique, de la catégorie clients, etc.).
Marché parent : laissez vide.
Réitérez l’opération pour créer tous vos marchés.
des marchés avec sous-marchés ?
Ex : Marché principal Amérique, sous-marchés : Canada et USA
Créez vos marchés principaux :
Cliquez sur “Ajouter un marché” en haut à droite.
Définissez le nom du marché (de la zone géographique, de la catégorie clients, etc.). Ex : Amérique.
Marché parent : laissez vide (⚠️ : si vous indiquez un marché parent au marché qui doit être le parent, cela ne fonctionnera et votre marché ne sera pas visible).
Réitérez l’opération pour créer tous vos marchés principaux.
Créez le(s) sous-marchés :
Cliquez sur “Ajouter un marché” en haut à droite.
Définissez le nom du sous-marché. Ex : Canada
Marché parent : indiquez le nom du marché principal auquel est rattaché ce sous-marché. (Dans l’exemple : mettre Amérique)
Sur les fiches des clients concernés, indiquez le marché auquel ils appartiennent. Pour cela, cliquez sur le bouton "Modifier" en haut à droite et remplissez le champ “Marché”.
⚠️ Il n’est pas possible d’associer un client à plusieurs marchés.
L'intérêt de créer des sous-marchés est de pouvoir retrouver sur la page "Synthèse" le nombre total de bouteilles réservées pour un marché global (le nombre de bouteilles réservées pour le marché + pour ses sous-marchés).
👉 Comment fonctionnent les marchés en cascade ?
Exemple : vous avez un marché USA avec deux sous-marchés : Côte Est et Côte Ouest.
Créez une réservation pour le marché principal (ici : USA) et indiquez la quantité totale réservée.
Lorsque vous savez quelle quantité est allouée pour chaque sous-marché : créez de nouvelles réservations (une par sous-marché). Ajoutez les quantités allouées.
Retournez sur la réservation principale (ici le marché USA) et décrémentez les quantités correspondantes (ce que vous avez alloué aux sous-machés).
Astuce : regardez sur l’onglet “synthèse des produits” la quantité totale réservée pour ce marché. Vous serez ainsi certain(e) d’avoir alloué la bonne quantité totale.
👉 Si j’annule la commande, que se passe-t-il ?
Si vous annulez une commande (qui n'était pas facturée) :
Les quantités sont réintégrées à la réservation.
La commande disparaît de la liste des commandes attachées à la réservation.
⚠️ Si vous annulez une commande avec avoir (une commande qui a été facturée donc) :
Cela ne remet pas les quantités sur la réservation.
La commande reste dans la liste des commandes attachées à la réservation
👉 Je souhaite que les paiements associés à mes réservations aillent dans le compte comptable 419. Comment faire ?
Contacter le support pour activer cette fonctionnalité. Elle sera alors mise en place pour l’ensemble de votre compte. Voici la documentation.