Vous vendez vos vins en primeur ? Vous allouez des volumes par marché, agent commercial ou client ? Nous vous proposons le module Campagnes. Il permet de gérer les différentes campagnes d’allocation de vin, de suivre les réservations et de déduire les quantités réservées au fil des commandes.
Contactez l’équipe commerciale pour plus d'informations. Une fois le devis signé, un nouveau menu apparaît sur la gauche.
Cette documentation reprend le processus pour créer une campagne, allouer des volumes de vin et générer les commandes associées. Pour voir plus en détail tous les éléments du menu campagne, vous référer à cette documentation, ainsi qu'à cette foire aux questions (FAQ).
PROCESSUS : DE LA CRÉATION D’UNE CAMPAGNE À LA TRANSFORMATION EN COMMANDE
Créer une campagne
Cliquez sur le bouton “Créer une campagne”.
Donnez-lui un nom.
Associez la grille tarifaire à utiliser.
À savoir : Vous pourrez toujours modifier manuellement un prix s’il est différent de la grille tarifaire utilisée. De plus, si le client a un tarif négocié, c’est celui-ci qui primera.
2. Ajouter les réservations (clients, représentants, marchés)
Cliquez en haut à droite sur le bouton “Ajouter une réservation”.
Choisissez s’il s’agit d’une réservation pour un client donné, un représentant ou un marché. (⚠️ Pour les marchés : les créer au préalable dans le menu Paramètres > Marchés - voir FAQ)
Ajoutez vos produits. ⚠️ il ne faut pas que le millésime soit indiqué comme primeur sur la fiche produit.
Indiquez les futures capsules, conditionnements et habillages si pertinent.
Validez la réservation.
À savoir : Vous pouvez aussi créer une commande classique (sans passer par le module campagne donc), que vous pourrez ensuite rattacher à une réservation. ⚠️ Cela n'est plus possible une fois la commande facturée. Il faut donc bien le faire avant de valider la commande.
3. Transformer les réservations en commandes
Allez sur la réservation.
Cliquez sur le bouton “Transformer en commande”.
Sélectionnez la quantité de chaque produit à déduire de la réservation. Vous ne pouvez pas indiquer une quantité plus importante que celle enregistrée sur la réservation.
Pour les réservations clients, cela créera directement une commande au nom du client.
Pour les réservations représentant ou marché : sélectionnez le client à qui vous vendez ces produits.
À savoir : Pour pouvoir sélectionner un client, il faut qu’il soit rattaché au représentant ou au marché (cela se paramètre au niveau de la fiche du client)
La commande est automatiquement créée. Baqio vous redirige sur la page en question.
Dans l’encart à droite, vous verrez à quelle campagne et quelle réservation est liée la commande.
Il est possible de décrémenter le stock alloué via des commandes (comme indiqué ci-dessus) ou via des transferts.
💡 Pour décrémenter l'allocation via un transfert, suivre cette procédure :
Aller dans le menu Expéditions > Transferts.
Créer le transfert.
Le rattacher à la réservation en cliquant sur le crayon et en choisissant la réservation à décrémenter.
4. Suivre les réservations au fil des commandes
Sur la page de la réservation, vous retrouvez les commandes créées et leur état (en attente, validée, facturée - expédiée ou non - payée ou non).
À chaque création de commande ou à chaque transfert, la “quantité restante” ne change pas. Elle sera décrémentée uniquement lorsque la commande / transfert sera validée.
À savoir :
Lorsque vous validez une commande ou un transfert issu d'une réservation : cela décrémente les quantités de la réservation.
Lorsque vous dévalidez la commande ou le transfert en question : cela réincrémente la réservation.
Pour les commandes ou transferts expédiés : lorsque vous sortez des stocks puis remettez en stock : cela ne réincrémente pas la réservation. Il faut le faire manuellement.
Vous avez le module fournisseur ?
Vous pouvez générer les bons de commande directement depuis une réservation. Cliquez sur le bouton en question.