Vous vendez vos vins en primeur ? Vous allouez des volumes par marché, agent commercial ou client ? Nous vous proposons le module campagne. Contactez l’équipe commerciale pour plus d'informations. Une fois le devis signé, un nouveau menu apparaît sur la gauche.
Nous allons voir dans cette documentation le détail du menu Campagne :
La page d'accueil du menu campagne
La page d'accueil d'une campagne
La page d'une réservation
L'onglet réservation de la fiche client
Les options du module campagne
Pour connaître le processus pour créer une campagne et ses réservations, ou obtenir la FAQ, vous référer aux autres documentations.
1. MENU CAMPAGNES
Bouton “Créer une campagne” : créer une nouvelle campagne
Liste des campagnes
Nom : cliquer dessus pour entrer dans la campagne et voir toutes les réservations associées.
CA H.T. réservations : le CA HT total que va générer la campagne
CA H.T. commandes : le CA HT généré par les commandes créées et validées
CA H.T. facturé : le CA HT généré par les commandes facturées
CA H.T. restant : CA HT total des réservations - CA HT facturé
Actions
Ajouter une réservation : accès rapide pour ajouter à cette campagne une réservation client.
Crayon “Modifier” : modifier le nom ou la grille tarifaire utilisée pour la campagne.
Icône “Supprimer” : supprimer la campagne et toutes les réservations associées.
2. PAGE D’UNE CAMPAGNE
Bouton “Exporter en Excel” : exporter la liste des réservations et leur contenu.
Bouton “Ajouter une réservation” :
ajouter une réservation client (existant ou nouveau)
ajouter une réservation représentant (créé au préalable dans le menu Représentants)
ajouter une réservation marché (marché ou sous-marchés créés au préalable dans le menu Paramètres)
Conditions de paiement : conditions générales pour toutes les commandes qui seront créées à partir des réservations de la campagne (tarif associé, mode de paiement et délai demandé, escompte pour paiement anticipé).
3 onglets : Réservations, Matières sèches, Synthèse des produits
> ONGLET Réservations
Liste des réservations associées à la campagne
Nom de la réservation : numéro de la réservation au format RSXXXX
État : statut de la réservation : en attente / validée / annulée
Client : nom du client, du représentant ou du marché
Règlement : statut de la réservation : non payée / règlement partiel / payée (peu importe le statut des commandes liées à la réservation)
Quantité : nombre de bouteilles totales (équivalent 75cl) sur la réservation
Montant HT initial : montant total de la réservation à sa création
Montant HT total : montant total de la réservation (quantités initiales + ajoutées / supprimées à posteriori)
Montant HT restant : montant restant à récupérer (hors réservations déjà transformées en commandes)
> ONGLET Matières sèches
Synthèse des besoins :
en capsules (automatiquement comptabilisé par rapport aux capsules mises sur les vins des réservations)
en conditionnements (automatiquement comptabilisé par rapport aux conditionnements indiqués sur les lignes produits des réservations)
en matières sèches (nomenclature produit paramétrée au niveau du menu Produits > Fiche produit > Sur la variante).
⚠️ Les quantités sont ajoutées lorsque la commande est créée (qu’elle soit validée ou non). Si la commande est modifiée ou annulée, cela est bien mis à jour.
> ONGLET Synthèse des produits
Synthèse des réservations, variante par variante, en fonction des destinataires (réservations clients + réservations représentants commerciaux + réservations marchés) ou au total par marché (si un seul marché, alors une seule ligne. Si marchés en cascade : alors détail).
Les quantités sont données en équivalent 75cl.
3. PAGE D’UNE RÉSERVATION
Encart à droite
Nom client / adresse livraison : Modifiable
Droits, entrepôts, grille tarifaire, réf, représentant associé, tag client, commentaire, marché associé, conditions de paiement : tout est modifiable.
Encart du milieu
Capsule, conditionnement, habillage : ce qui sera mis par défaut sur les commandes
Quantité initiale : quantité ajoutée à la création de la réservation
Quantité ajoutée : quantité ajoutée à posteriori de la création de la réservation
Quantité restante : quantité totale de la réservation - quantité déjà transformée en commande (commande qui a été validée)
Livraison
Montant payé : permet de suivre les règlements d'acompte, même si les commandes n'existent pas encore.
Associer montant existant : apparaît si des règlements existent déjà.
réservation client : s'il y a des règlements attachés au client.
réservation marché : s'il y a des règlements non rattachés à un client.
Escompte pour règlement anticipé
Bouton Valider : permet de figer la réservation et de pouvoir ensuite transformer la réservation en commandes. Pour modifier la réservation, cliquer sur le bouton “dévalider”.
A savoir : si vous dévalidez pour modifier une quantité, cela s’inscrit dans la colonne « quantité ajoutée
Bouton devis / proforma : générer le pdf, comme pour une commande classique. Mais ici, ce sont les informations de la réservation qui apparaîtront.
Bouton impression : imprimer la réservation
Sous l’encart principal, encart commandes
Commandes : une fois qu’une première commande a été créée, l’encart “Commandes” apparaît et liste l’ensemble des commandes rattachées à la réservation, qu’elles soient en attente, validée, facturée ou annulée avec avoir.
Sous l’encart principal
Historique : historicité classique des actions faites sur la réservation
Historique des modifications : historicité de la modification des quantités de la réservations (ajout ou suppression du nombre de chaque produit)
4. FICHE CLIENT
Sur la fiche client, retrouvez les produits réservés au niveau de l’onglet “Réservations”.
Dans la colonne “Expédition”, Baqio indique le nom de la réservation à laquelle les produits sont rattachés. Vous pouvez ainsi différencier :
les produits mis de côté car ajoutés à une commande validée qui n'a pas encore été expédiée (E-XXX)
les produits réservés depuis la fiche client (-)
et les produits réservés car faisant partie d’une réservation du module campagne (RSXXXX).
4. MENU PARAMÈTRES
Dans le menu Paramètres > Options des campagnes, vous pouvoir choisir de cocher/décocher les cases suivantes :
"N'autoriser que les produits présents dans la réservation sur une commande" : si activée, cela veut dire que sur une commande émanant d'une réservation, vous ne pourrez pas ajouter d'autres produits que ceux de la réservation.
"Valider les quantités restantes par équivalent bouteille"
"Les produits composant les coffrets décomptent la réservation" : si activée, cela veut dire que lorsqu'un coffret est ajouté sur une commande provenant d'une réservation, le coffret décomptera les quantités des cuvées qui le composent et qui font partie de la réservation. Exemple :
- Il y a 1 000 bouteilles de Cuvée A sur la réservation.
- Sur la commande, 100 coffrets contenant 3 bouteilles de Cuvée A sont ajoutés.
- Sur la réservation, cela décomptera 300 bouteilles de Cuvée A.