Introduction à la gestion des commandes
Retrouvez dans cette documentation :
Les différents états d'une commande.
Comment créer une nouvelle commande.
Les 4 parties d'une commande : commande, informations client, expédition, historique.
Les états d'une commande :
Brouillon
Validée
Facturée
Annulée
Annulée avec avoir
A la création d'une commande, elle possède le statut Brouillon, il est alors possible de la modifier.
Une fois acceptée par le client, elle a le statPopulaireDevis
Comment réaliser un devis pour un client.Quelques lecturesFacture Pro Forma
Vous pouvez facilement convertir des devis en facture pro forma depuis Baqio.Quelques lecturesTarifs manuels
Sur une commande, vous avez la possibilité de modifier manuellement le prix unitaire d'un produit.Quelques lecturesOptions des factures
Configurez facilement l'apparence et le contenu de vos commandes et factures.PopulaireCommande en suspension de TVA
Cas particuliers des commandes en franchise de TVA.Quelques lecturesOptions des commandes
Personnalisez vos options au niveau des commandes. Pour cela, allez dans Paramètres > Options commandes.
Configuration des commandes
Décidez si vous voulez gérer vos capsules et vos habillages au niveau d’une commande et si vous souhaitez afficher vos marges.
Gestion des capsules
Si vous cochez la case Gestion des capsules, la colonne capsule sera affichée sur voPeu de lecturesRemises et gratuités
Pour chaque commande, il est possible d'indiquer des remises et produits offerts au titre d'un geste commercial.Quelques lecturesEscompte pour règlement anticipé
Vous pouvez proposer un escompte pour règlement anticipé à vos clients et personnaliser à quel type de client vous le proposez.Très populaireModifier une facture
Il n’est légalement pas possible de supprimer ou modifier une facture. Mais que faire en cas d’erreur ?
Vous avez facturé et expédié une commande mais vous vous êtes trompé dans le prix d'un des produits, vous souhaitez modifier les informations tarifaires ou changer le nom de votre client ? Et vous ne remettez aucun produit en stock ?
Pour cela, suivez les 8 étapes suivantes :
Créer un nouvelle cQuelques lecturesChanger l'entrepôt de départ après facturation
1er cas : Les produits ne sont pas encore sortis du stock
Lorsque qu'une facture est générée, vous ne pouvez plus modifier l'entrepôt de départ directement depuis la page de la facture.
En effet, dans l'encadré "Caractéristiques" de la page de la facture, le petit icône en forme de crayon permettant de modifier l'entrepôt de départ est absent. Comme ci-dessous à droite de "Chai" :
Gestion des cas où le montant payé par le client est légèrement différent du montant à payer sur la commande.Quelques lecturesGains et pertes de change
Si votre client vous règle avec une monnaie étrangère, le montant effectivement réglé en Euro peut légèrement différer du montant original.Quelques lecturesLes relances pour impayés
Baqio intègre une gestion avancée des relances qui vous permet de suivre vos impayés et de relancer vos clients par email notamment.Quelques lecturesAnalyse des marges sur les commandes
Pour chaque commande, visualisez les marges que vous réalisez et analysez l'évolution de celle-ci grâce aux statistiques.Quelques lecturesPrélèvement SEPA avec GoCardless
Vous pouvez créer des mandats de prélèvement et déclencher le prélèvement à échéance de vos factures directement depuis Baqio.Très populairePréparation et expédition d'une commande
Lorsque vous validez une commande, une expédition correspondante est automatiquement créée et validée.
Expédition simple
Réservation des produits
Les produits contenus dans cette expédition sont réservés au niveau du stock pour cette expédition.
DSA/DAE
Dans le cas où l'expédition nécessite un DSA ou un DAE, le numéro correspondant est demandé afin de l'afficher sur le bon de livraison.
 et celui-ci pourra alors régler la commande par Carte Bancaire de façon sécurisée.
Pour activer cette fonctionnalité, il vous suffit de créer un compte Stripe gratuit (ou de connecter votre compte Stripe existant). Pour cela, allez dans Paramètres > Intégrations partenaires > Stripe et cliqueTrès populaireGérer une commande impayée
Si vous avez facturé et expédié une commande mais que le client ne paiera finalement jamais (ex : le chèque revient impayé), vous pouvez passer la commande en perte. Pour cela, suivez les étapes suivantes :
Allez sur la commande, et cliquez sur Montant payé par le client.
Assurez-vous qu’il n’y ait pas de règlement enregistré.
Si vous aviez déjà renseigné un règlemenPeu de lecturesModèles de facture
Présentation
Sur Baqio, vous avez la possibilité d'ajouter des modèles de facture. Ces modèles permettent d'indiquer les informations qui seront présentes sur la facture et leur mise en forme.
Ensuite, vous pouvez appliquer ces modèles de facture au niveau :
du compte
d'une grille tarifaire
d'une catégorie de client
d'un client
Ainsi, quand vous créez une facture sur Baqio, l'application regarde si un modèle de facture est défini au niveau du client, puis de la catégorie de clienQuelques lecturesEnregistrer un trop perçu
Si pour une de vos factures, vous avez touché un trop perçu, plusieurs options sont possibles :
Soit vous souhaitez l’affecter à une autre commande
Soit vous souhaitez le rembourser à votre client
1. Affectation du trop perçu sur une autre commande
Affectez le montant payé par le client en cliquant sur “montant payé par le client”
Cliquez sur “ajouter un règlement”
!Peu de lecturesExporter les commandes et/ou factures au format PDF
Dans Baqio, vous avez la possibilité d’exporter vos commandes et/ou factures sous format PDF. Grâce à cette export, vous pouvez avoir toutes vos commandes et/ou factures sur un seul et même fichier. Vous pouvez faire une recherche ciblée et ainsi n’exporter que les factures qui vous intéressent.
Export simple :
Pour exporter ces factures, allez dans le menu Commandes > Factures. Si vous avez besoin de toutes vos factures, cliquez sur la flèche à côté du carré blanc et sélectionnez “expPeu de lecturesExporter les commandes et/ou factures au format Excel
Dans Baqio, vous avez la possibilité d’exporter vos commandes et/ou factures sous format excel. Grâce à cette export, vous avez une vision globale de vos ventes. Vous pouvez faire une recherche ciblée et ainsi n’exporter que les commandes et/ou factures qui vous intéressent.
Export simple :
Pour exporter ces factures, allez dans le menu Commandes > Factures. Si vous avez besoin de toutes vos factures, cliquez sur la flèche à côté du carré blanc et sélectionnez “exporter les factures enQuelques lecturesAjouter des échantillons à une commande
1. Vous souhaitez ajouter en échantillon un vin qui ne fait pas partie de la commande ?
Commencez par créer normalement une commande.
Ajoutez ensuite la bouteille à mettre en échantillon comme un produit normal.
Cliquez sur le prix unitaire (“Modifiez le tarif”).
Forcez le prix de vente unitaire.
Le mettre à 0€ et enregistrer.
![](https://storagePeu de lecturesAssocier un règlement à plusieurs factures
Vous souhaitez associer un règlement à plusieurs factures ?
Allez dans le menu Commandes > Règlements.
Pour créer le règlement, cliquez sur Ajouter une opération > Règlement, en haut à droite.
Entrez les informations sur ce règlement. Enregistrez.
![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/9cc518fb6136f800/capture-decran-2020-10-28-a-09_181zrwk.pPeu de lecturesDate prévue de facturation et chiffre d'affaires prévisionnel
Pour mieux anticiper votre future facturation et améliorer vos prévisions de chiffre d'affaires, Baqio dispose d'une fonctionnalité "date prévue de facturation" au niveau des commandes.
Suivi de la facturation
Au niveau d'une commande en attente ou validée, vous avez la possibilité d'indiquer une date prévue de facturation :
Dans votre liste des commandes, vous pouvez aloQuelques lecturesIndiquer un type de palette sur la facture
Il est possible de renseigner un type de palette sur votre facture en suivant ces quelques étapes.
Renseignez vos types de palettes dans Paramètres > Palettes.
Validez votre commande pour créer une expédition.
Sélectionnez : Action > Modifier.
Cliquez sur Palettisation > Ajouter une palette.
